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Kinoabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Kinoabend steht und fällt nicht nur mit der Filmauswahl. Du brauchst rechtzeitig geklärte Aufführungsrechte, einen reservierten Raum und eine Technikprobe mit Beamer, Laptop, Kabeln und Ton. Auch Sitzplätze, Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten vor dem Veranstaltungstag feststehen. Am Tag selbst helfen ein gut gelüfteter Saal, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ausreichend Geschirr dabei, dass der Film pünktlich starten kann.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filmauswahl treffen

  • Aufführungsrechte überprüfen

  • Raum reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Filmauswahl bestätigen

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Sitzplätze einteilen

  • Ausrüstung prüfen

  • Filmraum testen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

  • Musikanlage anschließen

  • Licht abdunkeln

    2 Personen

  • Stimmungsbeleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Popcorn zubereiten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

  • Toilette kontrollieren

  • Eingangsbereich einrichten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit abhaken

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Film starten

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks auffüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Film fortsetzen

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    2 Personen

  • Tische und Boden reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Raum abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 32
  • KlappischeAnz. 6
  • BeistelltischeAnz. 3
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FernbedienungAnz. 2

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 3
  • StehlampenAnz. 2

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 4
  • Roter Teppich

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 3

Küche

  • Popcornmaschine
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • MikrofasertücherAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Aufführungsrechte direkt nach der Filmauswahl und bestätige den Titel spätestens zwei Wochen vor dem Kinoabend. So bleibt Zeit für einen Ersatzfilm, falls die Vorführung nicht erlaubt ist.
  • Plane die Technikprobe nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher mit genau der Datei oder Disc, die abgespielt werden soll.
  • Erstelle die Anwesenheitsliste nach Ablauf der Anmeldefrist und teile die Sitzplätze spätestens am Vortag ein. Berücksichtige dabei gemeldete Ernährungswünsche und reserviere gut sichtbare Plätze für Personen, die sie benötigen.
  • Baue Leinwand, Projektor und Lautsprecher vor dem Eintreffen der Gäste auf und dimme das Licht erst nach dem Techniktest. Verlängerungskabel sollten so liegen, dass niemand beim Einlass darüber stolpert.
  • Bereite Popcorn, Snacks und Geschirr vor Filmbeginn vor, aber stelle verderbliche Speisen erst kurz vorher bereit. Kühle Getränke in Kühlboxen und fülle Servierschalen etwa 15 bis 20 Minuten vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Kinoabend organisieren?
Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit Filmauswahl, Aufführungsrechten und Raumreservierung. Einladungen können danach verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte man die Technik für einen Kinoabend testen?
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Ton und alle Kabel mindestens 24 Stunden vorher. Zusätzlich solltest du am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durchführen.
Wie viel Popcorn und Getränke braucht man für einen Kinoabend?
Rechne bei einem zweistündigen Film mit etwa 50 bis 75 Gramm Popcorn pro Person. Für das erste Filmstunde sind zwei bis drei Getränke pro Person sinnvoll; stelle danach eine Nachfüllmöglichkeit bereit.
Wann sollte der Raum für den Kinoabend vorbereitet werden?
Beginne ungefähr 90 Minuten vor dem Einlass mit Lüften, Bestuhlung und dem Aufbau der Projektion. Snacks, gekühlte Getränke und Geschirr sollten 15 bis 20 Minuten vor Beginn bereitstehen.

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