Biologiecongres organiseren: checklist en planning
Een biologiecongres organiseren vraagt meer dan een programma en een zaal reserveren. Je moet sprekers, aanmeldingen, dieetwensen en presentaties op tijd verzamelen, terwijl techniek en catering pas op de congresdag samenkomen. Deze checklist bevat 61 taken en 52 benodigdheden, van de eerste planning tot het testen van microfoons, projector en presentaties. Werk van boven naar beneden en plan een aparte controle voor de registratiebalie en de presentatieruimte.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Programma online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Catering definitief bestellen
Benodigdheden inkopen
3 personen
Presentaties op USB zetten
Ruimtesleutels ophalen
Catering controleren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons en speakers aansluiten
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Verlichting en stroom controleren
2 personen
Posters en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijd per presentatie bewaken
Vragenronde begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Postersessie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet presenteren
3 personen
Dieetmaaltijden aanwijzen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
Dankwoord en vertrek begeleiden
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Registratiematerialen verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Posters en decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemersinformatie nasturen
Presentaties met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 120
- Registratietafel
- Sprekersstoelenaantal 6
- Kleedjesaantal 8
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptop
- Back-uplaptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaard
- Speakersaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- USB-sticksaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Waterdispensersaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 140
- Besteksetsaantal 140
- Serveerbladenaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- IJslepelsaantal 3
- Opscheplepelsaantal 10
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Koelcontainersaantal 2
Decoratie
- Naambadgesaantal 130
- Badgehoudersaantal 130
- Tafelnummersaantal 14
- Posterpanelenaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Programmafoldersaantal 130
- Pennenaantal 130
- Notitieblokkenaantal 130
- Naamkaartjes voor sprekersaantal 10
- Plakbandaantal 6
- Kneedgumaantal 4
- Stiftenaantal 12
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische test uiterlijk 1 dag vóór het congres en test elke presentatie op de laptop, back-uplaptop, projector, HDMI-kabels en adapters. Zet alle bestanden daarnaast op minimaal 2 USB-sticks.
- Sluit de aanmeldingen niet pas bij de cateringdeadline. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de definitieve bestelling en het aantal borden, glazen, kopjes en besteksets op elkaar aansluiten.
- Vraag presentaties minimaal 48 uur vóór het congres op. Controleer of elke spreker een definitieve versie aanlevert en zet de bestanden daarna in de juiste volgorde op de presentatielaptop en USB-stick.
- Bouw de registratiebalie minstens 60 minuten vóór de start op. Leg naamkaartjes, de afgedrukte deelnemerslijst en schrijfmateriaal klaar en houd een overzicht bij van late aanmeldingen.
- Controleer de zaalindeling voordat deelnemers binnenkomen: zet tafels en stoelen, sprekersstoelen, het scherm en de presentatietafel klaar. Test draadloze microfoons, speakers en verlengsnoeren in de opstelling waarin ze echt worden gebruikt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een biologiecongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Benader sprekers daarna direct; plan de definitieve catering en technische controle uiterlijk 7 dagen respectievelijk 1 dag vóór het congres.
- Wanneer moet ik sprekers benaderen voor een biologiecongres?
- Benader sprekers zodra datum, programma en locatie voorlopig vaststaan, idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Vraag hun definitieve presentaties uiterlijk 48 uur vóór de bijeenkomst op.
- Wanneer moet de catering voor een biologiecongres definitief worden besteld?
- Bestel de catering uiterlijk 7 dagen vóór het congres, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Tel daarna servies, koffie, thee en water af op het definitieve deelnemersaantal.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een biologiecongres te testen?
- Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor het opstellen en testen van projector, scherm, laptop, microfoons en speakers. Doe daarnaast een volledige test 1 dag vooraf, inclusief alle presentaties en een back-uplaptop.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!