Biologiekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Biologiekongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Datum, Räume und Programm, danach folgen Referenten, Anmeldung und Teilnehmerkommunikation. Spätestens vor dem Kongress müssen Ernährungswünsche, Präsentationen und Namensschilder vollständig sein. Am Veranstaltungstag zählen kurze Techniktests, ein fertig eingerichteter Registrierungstresen und ein geprüfter Catering-Aufbau. Diese Checkliste bündelt 61 Aufgaben und 52 benötigte Dinge für die Vorbereitung und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Programm online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen entgegennehmen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Catering verbindlich bestellen
Benötigtes Material einkaufen
3 Personen
Präsentationen auf USB speichern
Raumschlüssel abholen
Catering prüfen
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher anschließen
2 Personen
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
Poster und Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
Zeit pro Präsentation überwachen
Fragerunde moderieren
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
Kaffeepause servieren
3 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Postersession moderieren
2 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
Abendbuffet präsentieren
3 Personen
Diätmahlzeiten zuweisen
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
Dankeswort und Abreise begleiten
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

Registrierungsmaterialien sammeln
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Poster und Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Sprecher danken
Teilnehmerinformationen nachsenden
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
RednerstühleAnz. 6
DeckenAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
Ersatzlaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
WasserspenderAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
EislöffelAnz. 3
ServierlöffelAnz. 10
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 2

Dekoration

NamensschilderAnz. 130
BadgehalterAnz. 130
TischnummernAnz. 14
Poster-PaneeleAnz. 12
WegweiserAnz. 10
ProgrammhefteAnz. 130
StifteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 130
Namensschilder für VortragendeAnz. 10
KlebebandAnz. 6
KnetgummiAnz. 4
StifteAnz. 12

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Räume fest, bevor du Referenten anschreibst. So können Vortragende direkt mit einem verbindlichen Zeitfenster eingeladen werden.
Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Speichere alle Dateien zusätzlich auf USB-Sticks und teste sie vor dem Einlass.
Schließe die Anmeldung nicht erst beim Catering ab: Erfasse Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vorher und bestelle das Catering danach verbindlich.
Baue Registrierungstresen, Namensschilder und Teilnehmerliste mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Eine ausgedruckte Liste hilft, wenn die Anmeldung oder das WLAN ausfällt.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Ersatzlaptop, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher vor dem ersten Vortrag. Plane dafür mindestens 30 Minuten im Raum ein, nicht erst während der Registrierung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Biologiekongress planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Referenten. Für größere Teilnehmerzahlen oder mehrere Vortragssäle sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wann müssen die Präsentationen für einen Biologiekongress vorliegen?: Bitte die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, Dateien auf USB zu speichern und jedes Format mit dem Laptop, Projektor und Präsentationsklicker zu testen.
Bis wann muss das Catering bestellt werden?: Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldefrist und die Ernährungswünsche feststehen, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Plane Getränke für die Registrierung und die Pausen getrennt ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Kongresstag?: Rechne für Raumaufteilung, Tische und Stühle, Registrierung, Catering sowie die komplette Technik mit mindestens 90 Minuten. Der technische Test sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.

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