Checklist voor een goed georganiseerde Biodiversiteitsdag

Een Biodiversiteitsdag bestaat uit meer dan plantmateriaal en een paar informatiekramen. Je regelt vooraf deelnemers, dieetwensen, sprekers, workshops, vergunningen en de route van de natuurexcursie. Op de dag zelf moeten onder meer partytenten, tafels, informatieborden, techniek en speurtochtmateriaal op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat je materialen, bewegwijzering of een alternatief bij slecht weer te laat regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Workshops inschrijven
2 personen
Natuurexcursie voorbereiden
2 personen
Plantmateriaal bestellen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Materialen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen labelen
2 personen
Infoborden printen
2 personen
Deelnemerslijsten printen
Tafels klaarzetten
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Informatiekramen inrichten
4 personen
Plantworkshop klaarzetten
3 personen
Speurtocht uitzetten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
EHBO-set klaarleggen
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Opening verzorgen
2 personen
Infostands bemannen
6 personen
Natuurexcursie begeleiden
3 personen
Plantworkshop begeleiden
3 personen
Vogelhuisjes maken
4 personen
Insectenhotel bouwen
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Lezing aankondigen
Lezing ondersteunen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Toiletten controleren
Foto's maken
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste materialen veiligstellen
3 personen

Nazorg

Podium en techniek afbouwen
3 personen
Tenten en stands afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven planten verzorgen
Deelnemers bedanken
2 personen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Infobordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Routepijlenaantal 20
Naambadgesaantal 120
Vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Vergrootglazenaantal 20
Verrekijkersaantal 10
Insectenpotjesaantal 20
Natuurgidsenaantal 20
Speurtochtkaartenaantal 100
Plantenschopjesaantal 20
Tuinhandschoenenaantal 30
Gieteraantal 6
Houten vogelhuisjesaantal 20
Bouwsets insectenhotelaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Sponsdoekenaantal 12
Toiletreinigingssetaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma uiterlijk enkele weken vooraf definitief en bevestig daarna de sprekers, workshops en natuurexcursie. Zo kun je uitnodigingen, aanmeldingen en deelnemerslijsten met dezelfde informatie verwerken.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en tel de aantallen opnieuw zodra de inschrijving sluit. Bereid hapjes pas daarna voor, zodat je niet op de dag zelf nog menu’s hoeft aan te passen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, ledlampen en een binnenalternatief nodig zijn. Zet routepijlen en speurtochtkaarten bovendien droog klaar voordat deelnemers arriveren.
Test de accuspeaker, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opening op de plek waar je ze gebruikt. Neem powerbanks mee voor apparatuur en wijs één persoon aan voor technische problemen.
Label materialen per onderdeel, bijvoorbeeld plantworkshop, insectenhotel en natuurexcursie. Leg plantenschopjes, tuinhandschoenen, gieters en bouwsets per activiteit klaar; dat scheelt zoeken tijdens wisselmomenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Biodiversiteitsdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met uitnodigingen, reserveringen, vergunningen en het programma. Bestel plantmateriaal en bevestig sprekers zodra de datum en onderdelen vaststaan.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een Biodiversiteitsdag?: Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om partytenten, extra verlichting, bescherming van infoborden en een alternatief voor buitenactiviteiten te regelen.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een Biodiversiteitsdag?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, partytenten, informatiekramen, techniek en bewegwijzering. Reken extra tijd als je ook een speurtocht uitzet of meerdere workshops gelijktijdig klaarzet.
Wanneer print ik deelnemerslijsten en programmaborden?: Print deelnemerslijsten en programmaborden 1 dag vooraf, nadat aanmeldingen en het programma definitief zijn. Houd een kleine extra set naambadges en routepijlen achter de hand voor last-minute wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.