Checklist pour organiser une Journée de la biodiversité

Une Journée de la biodiversité réunit souvent plusieurs activités au même endroit : stands d’information, ateliers de plantes, chasse au trésor et excursion nature. Le plus simple est de verrouiller d’abord les inscriptions, le programme et les intervenants, puis de réserver le matériel et de préparer les espaces. Cette checklist couvre les 63 tâches et 53 fournitures du plan, jusqu’au test de la sonorisation et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Inscrire aux ateliers
2 personnes
Préparer l’excursion nature
2 personnes
Commander du matériel végétal
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Récupérer le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Imprimer les panneaux d’information
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Préparer l'atelier de plantes
3 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Assurer l’ouverture
2 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Animer l’excursion nature
3 personnes
Animer l’atelier plantes
3 personnes
Fabriquer des nichoirs
4 personnes
Construire un hôtel à insectes
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Annoncer la conférence
Assister la conférence
2 personnes
Animer le débat
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Prendre des photos
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Sécuriser les derniers matériels
3 personnes

Suivi

Démonter la scène et le matériel technique
3 personnes
Démonter les tentes et les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Entretenir les plantes restantes
Remercier les participants
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux d’informationqté 12
Affiches du programmeqté 8
Flèches de directionqté 20
Badges nominatifsqté 120
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Loupesqté 20
Jumellesqté 10
Petits pots à insectesqté 20
Guides natureqté 20
Cartes de chasse au trésorqté 100
Petites pelles à plantesqté 20
Gants de jardinageqté 30
Arrosoirqté 6
Nichoirs en boisqté 20
Kits pour hôtel à insectesqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Thermosqté 6

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Lavettesqté 12
Kit de nettoyage des toilettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et notez les besoins alimentaires séparément. Vous pourrez ainsi prévoir les en-cas et éviter de découvrir une allergie au moment de l’accueil.
Finalisez le programme avant d’imprimer les affiches, les panneaux d’information et les listes de participants. Gardez une version modifiable jusqu’à la confirmation de tous les intervenants.
Pour l’excursion nature et la chasse au trésor, préparez les cartes, guides, jumelles et loupes dans des lots séparés. Étiquetez chaque lot pour qu’un bénévole puisse le distribuer sans chercher dans tout le matériel.
Vérifiez les autorisations et les prévisions météo avant de confirmer l’installation des tentes de réception. En cas de pluie ou de vent, prévoyez notamment les changements de circulation et la protection du matériel végétal.
Faites un test technique avant l’arrivée du public : enceinte sur batterie, microphones, rallonges, multiprises et batteries externes. Installez ensuite les flèches de direction, les badges et les panneaux pour rendre les stands faciles à trouver dès l’entrée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée de la biodiversité ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires et les inscriptions aux ateliers.
Combien de temps faut-il pour préparer les ateliers ?: Prévoyez au moins une demi-journée pour préparer l’atelier de plantes, la chasse au trésor et l’excursion nature. Faites l’inventaire du matériel la veille et regroupez les fournitures par activité.
Quand confirmer les intervenants et le programme ?: Confirmez les intervenants 10 à 14 jours avant l’événement. Finalisez le programme dès que leurs horaires sont validés, puis imprimez les supports après une dernière relecture.
Que vérifier la veille d’une Journée de la biodiversité ?: La veille, vérifiez la météo, les autorisations, les réservations et la présence de tout le matériel récupéré. Préparez aussi les listes de participants, les badges, les en-cas et les lots destinés aux ateliers.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.