Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo se prépare d’abord autour de trois éléments : la date, la salle et le nombre de participants. Ensuite, il faut sécuriser les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et vérifier le matériel de jeu avant le jour J. Les oublis les plus gênants concernent souvent les cartes de secours, le son, les lots et l’installation de la table d’accueil. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, sans garder les vérifications essentielles pour la dernière heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Envoyer les invitations
4
Ouvrir les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Créer la grille de bingo
8
Confirmer la soirée bingo
9
Acheter les prix
2 personnes
10
Vérifier les cartes de bingo
2 personnes
11
Vérifier les boules de bingo
12
Faire les courses
2 personnes
13
Étiqueter les prix
2 personnes
14
Trier les cartons de bingo
2 personnes
15
Imprimer la liste de présence
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer le café et le thé
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Dresser les tables
3 personnes
21
Préparer le matériel de bingo
2 personnes
22
Tester le son
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Mettre en place la table des prix
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

27
Enregistrer les participants
2 personnes
28
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
29
Expliquer les règles du jeu
30
Animer les manches de bingo
31
Vérifier les cartes de bingo
2 personnes
32
Remettre les prix
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
36
Rassembler le matériel utilisé
2 personnes
37
Clôturer le dernier tour

Suivi

38
Ranger le matériel de bingo
2 personnes
39
Remettre le mobilier en place
4 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Emballer les affaires restantes
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table des prix
Table d’accueil

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 140
Fiches de bingoqté 500
Boules de bingoqté 90
Boule de bingo
Numéros de bingo
Cartes de bingo de secoursqté 20
Prix de bingoqté 18

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Machine à café
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Thermos à caféqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 4
Petits bolsqté 12
Pincesqté 4

Décoration

Drapeaux de bingoqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Pompe à ballons
Étiquettes nominativesqté 80

Bureau

Formulaires de présenceqté 10
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Listes de prixqté 10

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions, puis laissez au moins 2 à 3 semaines aux participants pour répondre. Cela vous donnera le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Prévoyez une carte ou une fiche de bingo de secours pour environ 10 participants. Triez les cartons à l’avance et vérifiez que les boules, les numéros et le matériel de tirage sont complets.
Achetez les prix avant la confirmation définitive de la soirée et étiquetez-les au moins 2 jours avant. Une table dédiée permet de les disposer clairement et d’éviter les recherches pendant le jeu.
Installez les tables, les chaises et la table d’accueil avant l’arrivée du public. Gardez 30 minutes pour tester l’enceinte et le microphone, surtout si les numéros doivent être entendus depuis le fond de la salle.
Mettez les boissons au frais le jour même et préparez le café et le thé avant l’ouverture. Prévoyez les gobelets, tasses, assiettes, couverts, carafes et petits bols près du service pour limiter les allers-retours pendant la soirée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Prévoyez idéalement 3 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, d’acheter les prix et de vérifier le matériel.
Combien de cartes de bingo faut-il prévoir par personne ?: Prévoyez au moins 1 carte par participant, plus environ 10 % de cartes de secours. Pour 40 personnes, préparez donc 44 cartes afin de couvrir les pertes ou les inscriptions de dernière minute.
Quand faut-il acheter les prix d’une soirée bingo ?: Achetez-les au plus tard 7 jours avant la soirée. Vous aurez encore le temps de compléter la sélection, de les étiqueter et d’installer la table des prix sans précipitation.
Quand tester le son pour une soirée bingo ?: Testez l’enceinte et le microphone au moins 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises, puis faites un essai depuis la dernière rangée de tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.