Zo organiseer je een bingoavond zonder gedoe

Begin een bingoavond niet met versiering, maar met de zaal, datum en het aantal deelnemers. Dat aantal bepaalt hoeveel tafels, stoelen, bingokaarten, prijzen en hapjes je nodig hebt. Werk daarna van registratie naar spelopzet: verzamel dieetwensen, bevestig aanmeldingen en leg de bingorondes vast. Controleer de bingoapparatuur ruim vóór de avond en plan extra tijd voor het klaarzetten van de zaal, het testen van geluid en het sorteren van de kaarten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Datum en tijd bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Bingorondes bepalen
2 personen
8
Prijzen inkopen
2 personen
9
Bingoapparatuur controleren
2 personen
10
Bingokaarten sorteren
2 personen
11
Prijzengeld klaarmaken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Draaiboek afdrukken

Event

17
Zaal openen
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen neerzetten
4 personen
20
Bingotafels inrichten
3 personen
21
Prijzentafel inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Bingokaarten klaarleggen
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
3 personen
27
Inschrijving bemannen
2 personen
28
Bezoekers ontvangen
2 personen
29
Speluitleg geven
30
Bingorondes presenteren
31
Winnaars controleren
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Koffie en thee bijvullen
2 personen
36
Laatste ronde aankondigen
37
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

38
Bingomateriaal opruimen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Zaal schoonmaken
4 personen
43
Toiletten controleren
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Verlichting uitschakelen
46
Locatie afsluiten
2 personen
47
Restanten opbergen
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Prijzentafel
Inschrijftafel
Kledingrek

Apparatuur

Bingoapparaat
Bingomolen
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptops
Printer
Rekenmachineaantal 2

Bingomateriaal

Bingoballenaantal 90
Bingokaartenaantal 150
Bingostiftenaantal 60
Reservekaartenaantal 20
Trekkingbak
Nummerbord
Winnaarsformulierenaantal 30
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJslepelsaantal 2
Schaaltjesaantal 12
Suikerkommenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4

Decoratie

Bingobanner
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonlint
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 3
Lichtslangenaantal 2

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Tel deelnemers niet pas op de avond zelf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf en druk daarna de deelnemerslijst, winnaarsformulieren en eventuele reservekaarten af.
Bepaal vooraf hoeveel bingorondes je speelt en noteer per ronde de prijs en spelregel in het draaiboek. Zo hoef je tijdens het trekken niet te improviseren.
Test bingoapparaat, bingomolen, microfoon en luidspreker vóór het openen van de zaal. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, want stopcontacten zitten zelden precies bij de bingotafels.
Plan het klaarzetten achterstevoren: eerst tafels en stoelen, daarna bingokaarten en bingostiften, vervolgens de prijzentafel en pas daarna koffie, thee, drank en hapjes.
Reserveer bij de prijzen tijd voor controle van het prijzengeld en de prijsverdeling. Leg de prijzen zichtbaar klaar, maar houd geld en formulieren bij één verantwoordelijke aan de inschrijftafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond voor te bereiden?: Reken op minimaal 2 tot 4 weken voor de organisatie en uitnodigingen. Plan op de dag zelf ongeveer 90 minuten voor zaalopbouw, apparatuur testen, kaarten klaarleggen en koffie en thee voorbereiden.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer minstens één kaart klaar en leg daarnaast 5 tot 10 procent reservekaarten klaar. Bij 40 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 40 kaarten plus 2 tot 4 reserves.
Hoeveel bingorondes speel je op een bingoavond?: Voor een avond van ongeveer 2 tot 3 uur passen meestal 6 tot 10 rondes, afhankelijk van het tempo en de pauzes. Zet de volgorde en prijs per ronde uiterlijk een paar dagen vooraf vast.
Wanneer moet ik de bingoapparatuur testen?: Test het bingoapparaat, de bingomolen en het geluid minimaal één dag vooraf en nogmaals bij het openen van de zaal. Houd voor die controle 15 tot 20 minuten vrij, inclusief controle van kabels, microfoon en luidspreker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.