Bingoavond organiseren: checklist en planning
Een bingoavond draait soepel als je de zaal, deelnemers en materialen in de juiste volgorde regelt. Reserveer eerst de ruimte en bevestig datum en tijd, zodat uitnodigingen op tijd verstuurd kunnen worden. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en leg bingorondes, prijzen en prijzengeld vooraf vast. Controleer de bingoapparatuur, richt tafels en stoelen in en leg kaarten, stiften en reservekaarten klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Datum en tijd bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Bingorondes bepalen
2 personen
Prijzen inkopen
2 personen
Bingoapparatuur controleren
2 personen
Bingokaarten sorteren
2 personen
Prijzengeld klaarmaken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Draaiboek afdrukken
Event
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Bingotafels inrichten
3 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Bingokaarten klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Inschrijving bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Speluitleg geven
Bingorondes presenteren
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen
Nazorg
Bingomateriaal opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Prijzentafel
- Inschrijftafel
- Kledingrek
Apparatuur
- Bingoapparaat
- Bingomolen
- Microfoon
- Luidspreker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Laptops
- Printer
- Rekenmachineaantal 2
Bingomateriaal
- Bingoballenaantal 90
- Bingokaartenaantal 150
- Bingostiftenaantal 60
- Reservekaartenaantal 20
- Trekkingbak
- Nummerbord
- Winnaarsformulierenaantal 30
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Gebaksbordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- IJslepelsaantal 2
- Schaaltjesaantal 12
- Suikerkommenaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
Decoratie
- Bingobanner
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Ballonlint
- Tafeldecoratieaantal 8
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 3
- Lichtslangenaantal 2
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de zaalopbouw minimaal 2 uur voor aanvang. Zet de bingotafels zo neer dat iedereen het nummerbord kan zien en houd een aparte prijzentafel vrij.
- Controleer de bingoapparatuur uiterlijk de dag ervoor. Test bingoapparaat, bingomolen, microfoon en luidspreker samen en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
- Maak per deelnemer één bingokaart klaar en leg minstens 10% reservekaarten apart. Sorteer de kaarten vooraf per ronde, zodat je tijdens de avond niet hoeft te zoeken.
- Koel dranken enkele uren van tevoren en zet koffie en thee pas vlak voor de start klaar. Reken voor hapjes en servies ook op enkele extra gasten boven het definitieve aantal.
- Print de deelnemerslijst en het draaiboek op de dag zelf en leg pennen, klemborden en winnaarsformulieren bij de inschrijftafel. Houd prijzengeld en een rekenmachine op één vaste plek bij de organisatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bingoavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de zaalreservering en datumbevestiging. Verstuur de uitnodigingen minimaal 3 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
- Hoeveel bingokaarten heb ik nodig per persoon?
- Leg minimaal 1 kaart per deelnemer per ronde klaar. Voeg ongeveer 10% reservekaarten toe; bij 50 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 55 kaarten per ronde.
- Wanneer moet ik de bingoprijzen inkopen?
- Bepaal de rondes en het aantal winnaars uiterlijk 2 weken vooraf. Koop de prijzen vervolgens minstens 3 tot 5 dagen voor de bingoavond, zodat je nog iets kunt vervangen als een prijs niet beschikbaar is.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een bingozaal klaar te zetten?
- Reken op 1,5 tot 2 uur voor tafels, stoelen, apparatuur, versiering, prijzentafel en bingokaarten. Open de zaal daarom minimaal 2 uur voor aanvang en test de microfoon voordat deelnemers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!