Organiser une soirée bingo, étape par étape

Une soirée bingo réussie repose surtout sur une préparation précise et un déroulé simple à suivre. Commence par réserver la salle, fixer les horaires et gérer les inscriptions avant d’acheter les lots ou les boissons. Quelques jours avant, vérifie le matériel, trie les cartons et prépare les prix par manche. Le jour J, prévois suffisamment de temps pour installer les tables, tester la sonorisation et préparer l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer la date et l'heure
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Définir les manches de bingo
2 personnes
8
Acheter les prix
2 personnes
9
Vérifier le matériel de bingo
2 personnes
10
Trier les cartons de bingo
2 personnes
11
Préparer les lots de prix
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Imprimer le déroulé

Événement

17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Installer les tables de bingo
3 personnes
21
Mettre en place la table des prix
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Préparer les cartons de bingo
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Gérer les inscriptions
2 personnes
28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
29
Expliquer les règles du jeu
30
Animer les manches de bingo
31
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
32
Remettre les prix
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
36
Annoncer le dernier tour
37
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

38
Ranger le matériel de bingo
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Nettoyer la salle
4 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Éteindre l’éclairage
46
Fermer le lieu
2 personnes
47
Ranger les restes
2 personnes
48
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table des prix
Table d'inscription
Portant à vêtements

Équipement

Appareil de bingo
Boule de bingo
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Ordinateurs portables
Imprimante
Calculatriceqté 2

Matériel de bingo

Boules de bingoqté 90
Cartes de bingoqté 150
Marqueurs de bingoqté 60
Cartes de réserveqté 20
Urne de tirage
Plaque numérotée
Formulaires des gagnantsqté 30
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Cuillères à glaceqté 2
Petits bolsqté 12
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4

Décoration

Banderole de bingo
Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Ruban pour ballons
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 3
Guirlandes lumineusesqté 2

Nettoyage

Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et l’heure au moins trois semaines à l’avance, puis confirme les inscriptions quelques jours avant la soirée. Demande aussi les besoins alimentaires avant de faire les courses.
Définis les manches de bingo avant d’acheter les lots : prépare ensuite un paquet de prix pour chaque manche et garde quelques cartons de réserve en cas d’erreur ou de participant supplémentaire.
Arrive au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de préparer la table des prix et de tester le microphone, le haut-parleur et les rallonges.
Trie les cartons de bingo à l’avance et prépare les marqueurs sur les tables. Place les formulaires des gagnants, les stylos et la calculatrice près de la table des prix pour éviter les recherches pendant le jeu.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’ouverture de la salle. Installe aussi le café et le thé avec les tasses, les cuillères et les plateaux de service afin de ne pas interrompre une manche.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Prévois environ trois semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde ensuite les deux derniers jours pour confirmer les participants, acheter les derniers produits et préparer les cartons et les lots.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de bingo ?: Compte au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Il faut installer les tables et les chaises, brancher la sonorisation, préparer les tables de bingo et vérifier l’appareil et les boules.
Combien de cartons de bingo faut-il préparer par personne ?: Prépare au minimum un carton par participant et ajoute 10 à 15 % de cartons de réserve. Pour 40 inscrits, cela représente environ 44 à 46 cartons, afin de couvrir les erreurs ou les inscriptions de dernière minute.
Quand faut-il préparer les lots de prix pour une soirée bingo ?: Prépare-les au plus tard la veille et sépare-les par manche. Étiquette chaque lot avant l’ouverture de la salle pour remettre rapidement le bon prix et limiter les confusions au moment de noter les gagnants.

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