Checklist voor een goed georganiseerde bingoavond

Een bingoavond staat of valt met een strak verloop: deelnemers moeten snel hun plek vinden, de bingomaster moet elk nummer verstaanbaar afroepen en prijzen moeten zonder zoeken klaarstaan. Regel eerst de zaal, datum en aanmeldingen. Controleer daarna kaarten, ballen, prijzen en techniek en werk op de dag zelf van registratie naar tafels, drankjes en spelmateriaal. Met deze checklist zie je ook welke kleine zaken, zoals reservekaarten en verlengkabels, vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Datum en tijden bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Bingokaarten selecteren
Prijzen inkopen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Bingoballen controleren
Bingokaarten sorteren
2 personen
Prijzen verpakken
2 personen
Draaiboek en nummers klaarleggen
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
Bingotafels klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Prijzen uitstallen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spelregels toelichten
Bingorondes begeleiden
2 personen
Winnende kaarten controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Laatste bingoronde begeleiden
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Bingomateriaal verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven spullen inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Bingomastertafel
Prijstafel

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballenaantal 90
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingostiftenaantal 60
Reservebingokaartenaantal 20
Nummerbordjesaantal 90
Prijzenaantal 20
Prijskaartjesaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Bingoballonnenaantal 30
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Cijferslinger

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de inloop. Zet registratie-, bingo- en prijstafel neer, plaats de stoelen en test microfoon, luidspreker en bingomolen voordat gasten binnenkomen.
Houd voor iedere deelnemer een bingokaart en bingostift klaar en leg minstens 10% reservebingokaarten apart. Zo kun je last-minute aanmeldingen of beschadigde kaarten opvangen zonder te moeten zoeken.
Verpak en label de prijzen vooraf per ronde. Leg prijskaartjes zichtbaar klaar en wijs één persoon aan die controleert wie heeft gewonnen en welke prijs wordt meegegeven.
Zet koffie, thee en koude dranken uiterlijk 30 minuten voor de start klaar. Gebruik thermoskannen en koelboxen, zodat de ontvangst niet stilvalt wanneer de eerste ronde begint.
Maak een kort draaiboek met de volgorde van de rondes en alle nummers. Controleer de bingoballen één voor één en leg nummerbordjes klaar; ontbrekende of dubbele ballen merk je anders pas tijdens het spel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor de opbouw en een extra halfuur voor techniek en controle. Zo staan tafels, stoelen, registratie, prijzen, drankjes en bingomateriaal klaar voordat de eerste gasten arriveren.
Hoeveel bingokaarten moet ik regelen voor een bingoavond?: Regel één kaart per deelnemer en ongeveer 10% reserve. Verwacht je bijvoorbeeld 80 deelnemers, leg dan minstens 88 kaarten klaar, plus voldoende bingostiften.
Wanneer moet ik de prijzen voor een bingoavond inkopen?: Koop de prijzen uiterlijk één week vooraf en verpak ze enkele dagen voor de avond. Controleer op de dag zelf of het aantal prijzen overeenkomt met het draaiboek en zet ze per ronde klaar.
Hoe test ik de techniek voor een bingoavond?: Test microfoon, luidspreker en bingomolen uiterlijk 30 minuten voor de inloop op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, zodat je niet tijdens de eerste ronde hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.