Bierpicknick organiseren: checklist en planning

Een bierpicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen bier en dekens meenemen. Je regelt eerst de locatie, toestemming en gasten, en werkt daarna toe naar eten, koeling en de inrichting op de dag zelf. Vooral het definitieve aantal gasten, dieetwensen en een plan voor regen worden vaak te laat vastgelegd. Met deze checklist zie je in welke volgorde je de bierpicknick organiseert en welke materialen je op locatie nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknicklocatie reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Definitief aantal gasten bepalen
Boodschappenlijst controleren
Bierassortiment samenstellen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Bier en frisdrank inkopen
2 personen
Houdbare voorraad controleren
Servies en materialen verzamelen
2 personen
Bier koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Picknickbroodjes voorbereiden
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Picknicktafels plaatsen
3 personen
Stoelen en dekens neerleggen
3 personen
Partytenten en parasols opzetten
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet en snacks klaarzetten
3 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Bier uitleggen en serveren
2 personen
Alcoholvrije dranken serveren
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Snacks en fruit aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Verlichting en tenten afbreken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen reinigen
Restanten controleren en bewaren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickdekensaantal 10
Partytentenaantal 2
Parasolsaantal 4
Buffettafelsaantal 3

Servies

Bierglazenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Broodmandenaantal 4
Flessenopenersaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Menukaartenaantal 6
Afvalbordjesaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Oplaadbare lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Handdesinfectieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk 3 dagen vooraf en zet partytenten, parasols en andere weersmaatregelen klaar voordat je materialen naar de locatie brengt.
Bepaal het definitieve aantal gasten nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Gebruik dat aantal voor bier, frisdrank, eten, glazen, borden en zitplaatsen; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
Koel het bier niet pas bij aankomst. Verdeel flessen en blikjes vooraf over koelboxen en ijsboxen, zodat er bij aanvang direct koud bier beschikbaar is.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en maak salades, groenten en picknickbroodjes zo veel mogelijk vooraf klaar. Neem serveerschalen met deksel mee voor vervoer en buitengebruik.
Plan de opbouw met extra tijd voor tafels, stoelen, dekens, buffettafels en stroom. Test bluetoothspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór vertrek en houd afvalbakken zichtbaar bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb ik nodig voor een bierpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur op en koop daarnaast voldoende frisdrank en water voor niet-bierdrinkers.
Hoe lang van tevoren moet ik een bierpicknick organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, eventuele vergunningen en uitnodigingen. Controleer 3 dagen vooraf het weer en leg het definitieve aantal gasten uiterlijk 1 tot 2 dagen voor de picknick vast.
Hoe houd ik bier koud tijdens een picknick?: Gebruik koelboxen en ijsboxen en vul die vlak voor vertrek met ijs en gekoeld bier. Houd een aparte voorraad achter de hand en open niet alle verpakkingen tegelijk, zodat het bier langer koud blijft.
Wat doe ik bij regen tijdens een bierpicknick?: Zet partytenten en parasols klaar en bepaal vooraf waar buffettafels, stoelen en dekens droog blijven. Neem uiterlijk 3 dagen vooraf een besluit over de weersmaatregelen en deel de route- of locatie-informatie opnieuw als de opstelling verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.