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Bierpicknick organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Bierpicknick entscheidet nicht nur das Bier über einen entspannten Tag. Du musst den Picknickort reservieren, mögliche Genehmigungen prüfen und früh klären, wie viele Gäste tatsächlich kommen. Danach lassen sich Biersortiment, Essen, Kühlung und Sitzplätze passend planen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum Aufbau vor Ort – einschließlich der Dinge, die bei einer Feier im Freien oft erst kurz vorher auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Picknickort reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Biersortiment zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bier und Softdrinks einkaufen

    2 Personen

  • Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen

  • Geschirr und Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Bier kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    2 Personen

  • Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Picknickbrötchen vorbereiten

    2 Personen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Wettermaßnahmen bereitstellen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Picknicktische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Decken auslegen

    3 Personen

  • Partyzelte und Sonnenschirme aufbauen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Musik anschließen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffet und Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Bier erklären und ausschenken

    2 Personen

  • Alkoholfreie Getränke servieren

  • Mittagsbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Snacks und Obst auffüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung und Zelte abbauen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

  • Reste kontrollieren und aufbewahren

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PicknicktischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • PicknickdeckenAnz. 10
  • PartyzelteAnz. 2
  • SonnenschirmeAnz. 4
  • BuffetischeAnz. 3

Geschirr

  • BiergläserAnz. 50
  • TrinkgläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6
  • SpeisekartenAnz. 6
  • AbfallschilderAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • Wiederaufladbare LaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • SpülwanneAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens eine Woche vorher fest. Erst dann kannst du Bier, Softdrinks, Teller, Gläser und Sitzplätze verlässlich berechnen.
  • Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und kühle das Bier spätestens am Vorabend. Kühlboxen allein reichen nicht, wenn sie erst kurz vor Beginn befüllt werden.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und stelle Partyzelte oder Sonnenschirme bereit. Denke außerdem an einen Plan für Regen, Wind und nasse Picknickdecken.
  • Teile Routen- und Parkinformationen mindestens drei Tage vorher mit den Gästen. Bei einem abgelegenen Picknickort verhindert das verspätete Nachfragen und unnötige Suchfahrten.
  • Bereite Salate, geschnittenes Gemüse und Picknickbrötchen am Vortag vor. Servierplatten mit Deckel, Abfallschilder und mehrere Flaschenöffner werden besonders häufig erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie viel Bier brauche ich für ein Bierpicknick?
Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, danach meist mit einem Getränk pro Stunde. Ergänze Bier immer um Softdrinks und Wasser und passe die Menge an die endgültige Gästezahl an.
Wann sollte ich ein Bierpicknick organisieren?
Reserviere den Picknickort und prüfe Genehmigungen mindestens vier bis sechs Wochen vorher. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Ernährungswünsche und Zusagen rechtzeitig vorliegen.
Wie lange vorher muss das Bier gekühlt werden?
Stelle Flaschen und Dosen spätestens am Vorabend kalt. Für größere Mengen brauchst du zusätzlich ausreichend Kühlboxen und Eis, damit das Bier während des gesamten Picknicks kühl bleibt.
Was brauche ich bei Regen für ein Bierpicknick?
Halte mindestens 48 Stunden vorher Partyzelte, Sonnenschirme und einen Ausweichplan bereit. Decken, Essen und Geschirr sollten bis zum Aufbau trocken gelagert und mit Servierplatten mit Deckel geschützt werden.

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