Bieravond organiseren: checklist en planning

Een bieravond vraagt meer voorbereiding dan alleen verschillende flessen koud zetten. Je moet vooraf het aantal gasten, het assortiment, dieetwensen, glazen en koeling op elkaar afstemmen. Plan daarnaast tijd voor hapjes, tafels, muziek en een duidelijke uitleg van de proeverij. Met deze checklist zie je wat je eerst regelt, wat je vlak ervoor klaarmaakt en wat op de avond zelf klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie bevestigen
Bierassortiment bepalen
2 personen
Glazen en materiaal controleren
2 personen
Tafelschikking uitwerken
Muziekselectie samenstellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vegetarische hapjes bereiden
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
Afvalpunten inrichten

Event

Ontvangst gasten verzorgen
2 personen
Bierproeverij toelichten
Bier serveren
2 personen
Alcoholvrije dranken serveren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Glazen inzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken afdekken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Lege verpakkingen wegbrengen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2

Servies

Bierglazenaantal 50
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Bierproefformulierenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Bierpostersaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmeldingen en controleer ze opnieuw voordat je boodschappen doet. Zo kun je vegetarische hapjes en andere aangepaste opties op tijd voorbereiden.
Bepaal het bierassortiment vóór je de boodschappenlijst maakt. Reken per proefronde op één glas per bier en zet daarnaast waterglazen klaar, zodat gasten tussendoor kunnen spoelen.
Controleer glazen, flessenopeners, koelboxen en ijs minimaal twee dagen vooraf. Een ontbrekende opener of te weinig koeling los je op de avond zelf lastig op.
Zet tafels, stoelen en buffettafels enkele uren voor ontvangst klaar. Richt aparte plekken in voor bier, hapjes, water en afval, zodat de proeverij niet vastloopt bij één tafel.
Koel het bier in fases en vul koelboxen vlak voor de start bij. Leg bierproefformulieren en naamkaartjes vooraf op tafel; tijdens de ontvangst heb je daar meestal geen tijd meer voor.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb ik nodig voor een bieravond?: Reken voor een proeverij op één proefglas per bier per gast en houd daarnaast extra bier achter de hand voor na de proeverij. Voor het eerste uur kun je gemiddeld twee tot drie drankjes per persoon aanhouden, afhankelijk van de duur en het programma.
Hoe lang van tevoren moet ik een bieravond organiseren?: Begin ongeveer twee weken vooraf met uitnodigingen, locatie, aanmeldingen en dieetwensen. Controleer assortiment, materiaal en boodschappen uiterlijk twee dagen van tevoren en bereid hapjes op de dag zelf voor.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een bierproeverij?: Gebruik minimaal één bierglas per gast per proefronde als je tussendoor afspoelt. Voor een avond met meerdere rondes is twee glazen per gast praktischer, plus waterglazen voor iedereen.
Wanneer moet ik het bier koelen voor een bieravond?: Zet flessen en blikjes minstens vier tot zes uur vooraf koud als je koelkast voldoende ruimte heeft. Gebruik koelboxen met ijs voor de laatste voorraad en vul die vlak voor ontvangst opnieuw bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.