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Bierabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Bierabend steht und fällt nicht nur mit dem Biersortiment. Du brauchst einen klaren Ablauf für Zusagen, Ernährungswünsche, Einkauf, Kühlung und den Aufbau vor dem Eintreffen der Gäste. Plane außerdem genug Gläser, Wasser, Snacks und Flaschenöffner ein – diese Dinge werden besonders häufig zu spät geprüft. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, den Abend selbst und das anschließende Aufräumen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Location bestätigen

  • Biersortiment festlegen

    2 Personen

  • Gläser und Material prüfen

    2 Personen

  • Tischordnung ausarbeiten

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Vegetarische Snacks zubereiten

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik anschließen

  • Abfallstationen einrichten

Event

  • Empfang der Gäste betreuen

    2 Personen

  • Bierverkostung erläutern

  • Bier ausschenken

    2 Personen

  • Alkoholfreie Getränke servieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke abdecken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Materialien trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Leere Verpackungen wegbringen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 2

Geschirr

  • BiergläserAnz. 50
  • WassergläserAnz. 40
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • SchälchenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

  • BierverkostungsformulareAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 6
  • BierplakateAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Biersortiment fest, sobald die ersten Rückmeldungen vorliegen. So kannst du die Einkaufsliste an die Gästezahl und an besondere Ernährungswünsche anpassen, statt am Einkaufstag nachzuplanen.
  • Kühle das Bier nicht erst kurz vor Beginn. Verteile die Flaschen oder Dosen auf mehrere Kühlboxen und fülle Eisbehälter nach, damit während der Verkostung jederzeit kaltes Bier bereitsteht.
  • Plane pro Person mehrere Biergläser ein, wenn verschiedene Sorten verkostet werden. Stelle zusätzlich Wassergläser bereit, damit Gäste zwischen den Sorten trinken können und nicht jedes Glas sofort gespült werden muss.
  • Bereite Snacks und vegetarische Alternativen vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Teller, Servierschalen, Servierlöffel und Schneidebretter sollten dann bereits am Buffet liegen.
  • Prüfe am Aufbau-Tag Musikanschluss, Verlängerungskabel, Beleuchtung und Abfallbehälter. Ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass verhindert, dass du während der Begrüßung Kabel suchen oder volle Abfallstationen improvisieren musst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zum Bierabend einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Bier, Snacks, Sitzplätze und vegetarische Optionen passend planen kannst.
Wie viel Bier brauche ich für einen Bierabend?
Rechne für das erste Abendstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und kaufe erst nach Ablauf der Rückmeldefrist endgültig ein.
Wie lange vorher muss das Bier gekühlt werden?
Stelle das Bier mindestens 12 Stunden vor Beginn kalt, wenn es in Kühlschrank oder Kühlbox auf Zimmertemperatur gelagert wurde. Fülle die Kühlboxen vor dem Eintreffen der Gäste noch einmal mit Eis oder Kühlakkus auf.
Was muss ich beim Aufbau eines Bierabends zuerst erledigen?
Beginne etwa 2 bis 3 Stunden vorher mit Tischen, Stühlen, Buffet und Kühlboxen. Danach stellst du Gläser, Wasser, Snacks, Verkostungsformulare und Abfallstationen bereit und prüfst zuletzt Musik sowie Beleuchtung.

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