Checklist voor een goed georganiseerde bewonerspicknick

Een bewonerspicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en kleedjes meenemen. Leg eerst de plek, datum en toestemming vast en werk daarna toe naar deelnemers, dieetwensen en vrijwilligers. In de laatste week controleer je het weer, de boodschappen en het materiaal. Denk ook aan praktische zaken die vaak te laat worden geregeld: parkeerinformatie, koeling, stroom, afvalpunten en een plan voor tafels en stoelen op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknickplek reserveren
Vergunningen controleren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma bekendmaken
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Weersverwachting volgen
Definitieve deelnemerslijst maken
Dieetwensen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies sorteren
2 personen
Tafellinnen wassen
Picknickmanden samenstellen
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Materialen klaarzetten
3 personen
Picknickplek inspecteren
2 personen
Afvalpunten markeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Picknickkleedjes uitleggen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies opstellen
2 personen
Dranken uitstallen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades bereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Informatiebord plaatsen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Huisregels toelichten
Buffet openen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spelmateriaal uitdelen
2 personen
Spellen begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Open vuur controleren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Verlichting inschakelen
Gasten informeren over einde
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken afdekken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Picknickplek schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen drogen
2 personen
Voorraad opruimen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Gevonden voorwerpen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Picknickbankenaantal 4
Picknickkleedjesaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Tafelkleedgewichtenaantal 32

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4
Serveertraysaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 12
Informatiebordenaantal 3

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 6
Kubbspellenaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Zachte ballenaantal 6
Springtouwenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen
Thermoboxenaantal 4
Serveerkommenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
IJslepelsaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Zaklampenaantal 4
Brandblusdekensaantal 2

Tips

Reserveer de picknickplek en controleer vergunningen minstens 6 weken vooraf. Leg datum, begin- en eindtijd meteen vast, zodat uitnodigingen en route-informatie dezelfde gegevens bevatten.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de picknick. Dan heb je tijd om de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en boodschappen af te ronden.
Plan de laatste boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf. Koel dranken in koelboxen met koelelementen en controleer of er genoeg herbruikbare borden, kommen, bekers en besteksets zijn voor alle deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve.
Controleer de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en wijs bij regen of felle zon een alternatief aan. Partytenten, tafelkleedgewichten en voldoende tafels moeten vóór de opbouw beschikbaar zijn, niet pas wanneer de eerste bewoners arriveren.
Maak op de ochtend zelf een korte opbouwvolgorde: inspecteer eerst de plek, markeer afvalpunten, zet daarna tafels en stoelen neer en richt het buffet in. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de route- en parkeerinformatie voordat je start.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bewonerspicknick organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de plek, vergunningen en datum. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de picknick en rond de deelnemerslijst 7 dagen vooraf af.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een bewonerspicknick?: Maak de hoeveelheden op basis van de definitieve deelnemerslijst en houd ongeveer 10 procent reserve aan voor servies en porties. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een bewonerspicknick controleren?: Volg de verwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem de definitieve beslissing over partytenten of een alternatief uiterlijk 24 uur voor de start. Zo kun je deelnemers nog op tijd informeren.
Wat moet ik meenemen naar een bewonerspicknick?: Plan naast eten en drinken ook tafels, stoelen, picknickkleedjes, servies, koelboxen, koelelementen en afvalvoorzieningen. Controleer het materiaal 1 dag vooraf en leg alles op de ochtend zelf per onderdeel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.