Organiser un pique-nique des résidents sans rien oublier

Un pique-nique des résidents demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les repas et l’installation du lieu. Commence par réserver l’aire et vérifier les autorisations, puis fixe les horaires avant d’envoyer les invitations. Les besoins alimentaires, les bénévoles et les prévisions météo doivent être suivis jusqu’aux derniers jours. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, des paniers pique-nique aux tables, glacières et points de déchets.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’aire de pique-nique
Vérifier les autorisations
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Annoncer le programme
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Transmettre les besoins alimentaires
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Laver le linge de table
Composer les paniers pique-nique
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Préparer le matériel
3 personnes
Inspecter le lieu du pique-nique
2 personnes
Marquer les points de déchets
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les couvertures de pique-nique
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre en place la vaisselle
2 personnes
Présenter les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Installer le panneau d'information
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer le règlement intérieur
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
Animer les jeux
4 personnes
Fournir la musique
Vérifier le feu ouvert
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Allumer l’éclairage
Informer les invités de la fin
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Nettoyer l’espace de pique-nique
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire sécher le matériel
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 4
Bancs de pique-niqueqté 4
Plaids de pique-niqueqté 20
Nappesqté 8
Poids de nappeqté 32

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 70
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Panneaux d'informationqté 3

Matériel de sport

Frisbeesqté 6
Jeux de Kubbqté 2
Sets de badmintonqté 3
Balles souplesqté 6
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 10
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses
Thermoboxesqté 4
Saladiers de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Fixe la date et les horaires avant d’envoyer les invitations, puis demande une réponse avec le nombre de participants et les besoins alimentaires. Cela permet d’établir une liste définitive et d’éviter les portions manquantes.
Prévois le suivi des inscriptions jusqu’à une date limite clairement annoncée, idéalement 5 à 7 jours avant le pique-nique. Transmets ensuite le nombre final et les contraintes alimentaires à la personne qui prépare les courses.
Refroidis les boissons la veille et vérifie les glacières ainsi que les pains de glace avant le départ. Pour une journée chaude, prévois au moins une solution de maintien au frais par zone de service.
Consulte les prévisions météo à 7 jours, puis de nouveau 48 heures avant l’événement. Si des tentes sont prévues, vérifie aussi les poids de nappe, les rallonges et les multiprises avant l’installation.
Inspecte l’aire avant l’arrivée des résidents et installe les tables, chaises, nappes et points de déchets avant le début annoncé. Garde les informations d’itinéraire et de stationnement accessibles aux bénévoles et aux participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un pique-nique des résidents ?: Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse 5 à 7 jours avant le pique-nique afin de confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un pique-nique des résidents ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour inspecter le lieu, installer les tables et les chaises, disposer les nappes et organiser les déchets. Ajoute du temps si le mobilier ou les tentes doivent être transportés depuis un autre endroit.
Quand faire les courses pour un pique-nique des résidents ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, après avoir vérifié la liste définitive des participants et les stocks disponibles. Achète ou prépare les produits sensibles au dernier moment lorsque leur conservation l’exige.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un pique-nique ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Prévois davantage d’eau par temps chaud et garde une partie des boissons au frais dans plusieurs glacières.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.