Checklist voor een goed georganiseerde beweegworkshop

Een beweegworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen oefeningen en sportmaterialen klaarleggen. Je moet deelnemers tijdig laten aanmelden, bijzonderheden verzamelen en de ruimte veilig indelen. Plan daarnaast een duidelijke volgorde voor het programma, het testen van geluid en het klaarzetten van materialen per onderdeel. Met deze checklist houd je de 48 taken overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken pas tijdens de workshop opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Locatie reserveren
Workshopbegeleider bevestigen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bijzonderheden deelnemers noteren
Programma en tijden uitwerken
Muziek en oefeningen selecteren
Deelnemerslijst afronden
Naamstickers voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Materialen reinigen
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Materialen per onderdeel klaarzetten
2 personen

Event

Ruimte en vloer controleren
2 personen
Ruimte ventileren
Beweegzones markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Sportmaterialen klaarleggen
3 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Dranken koelen en klaarzetten
2 personen
Snacks en broodjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Warming-up begeleiden
2 personen
Beweegonderdeel begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede beweegonderdeel begeleiden
2 personen
Lichte maaltijd serveren
3 personen
Dranken en servies aanvullen
2 personen
Derde beweegonderdeel begeleiden
2 personen
Cooling-down begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmaterialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 5
Kledingrek

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 35
Weerstandsbandenaantal 30
Zachte ballenaantal 15
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Balanskussensaantal 10
Stretchbandenaantal 20
Foamrollersaantal 10
Opbergkrattenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Draadloze microfoon
Timeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Catering

Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Organisatie

Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 12
Naamstickersaantal 40
Papiertapeaantal 3

Tips

Open de aanmeldingen zodra de locatie en workshopbegeleider zijn bevestigd. Vraag meteen naar dieetwensen en bijzonderheden, zodat je de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen vooraf kunt afronden.
Werk het programma uit in blokken met begin- en eindtijden. Zet materialen per onderdeel klaar, zodat de begeleider niet tijdens de workshop hoeft te zoeken naar bijvoorbeeld matten, banden of pionnen.
Controleer de vloer en ventilatie vóór je tafels en stoelen opstelt. Markeer de beweegzones en houd loopruimte vrij; deelnemers moeten veilig kunnen bewegen zonder tegen meubilair of materiaal aan te komen.
Test geluidsapparatuur, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst. Controleer ook het volume vanuit de achterste plek in de ruimte, zeker wanneer de groep groter is dan 15 deelnemers.
Richt de aanmeldtafel in met naamstickers en deelnemersinformatie voordat de eerste persoon binnenkomt. Koel dranken op tijd en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon; zet water zichtbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beweegworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de workshopbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Open de aanmeldingen daarna direct en rond de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de workshop af.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Zorg voor minimaal één mat per deelnemer en bij oefeningen met banden of ballen voor één exemplaar per twee deelnemers, tenzij de begeleider iets anders voorschrijft. Leg 10 procent extra materiaal klaar voor beschadiging of onverwachte deelnemers.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een beweegworkshop?: Reken minimaal 3 tot 4 vierkante meter vrije vloer per deelnemer voor oefeningen op de plek. Voor een groep van 20 personen heb je dus ongeveer 60 tot 80 vierkante meter beweegruimte nodig, naast ruimte voor ontvangst en materiaal.
Wanneer moet ik de materialen en geluidsapparatuur klaarzetten?: Zet de materialen per onderdeel minimaal 60 minuten voor aanvang klaar en test de speaker en microfoon uiterlijk 30 minuten vooraf. Gebruik de laatste 15 minuten voor ventileren, een vloercontrole en het inrichten van de aanmeldtafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.