Bewegungsworkshop organisieren: die Checkliste
Bei einem Bewegungsworkshop muss nicht nur das Programm stehen: Raum, Boden, Material und Teilnehmendeninfos müssen zum Ablauf passen. Kläre früh, wer den Workshop leitet, wie viele Anmeldungen möglich sind und welche Besonderheiten berücksichtigt werden müssen. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Matten, Bänder und Bälle einsatzbereit sind und die Musik funktioniert. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Raum.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Location reservieren
Workshopleiter bestätigen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besonderheiten der Teilnehmenden notieren
Programm und Zeiten ausarbeiten
Musik und Übungen auswählen
Teilnehmerliste abschließen
Namensaufkleber vorbereiten
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Materialien reinigen
2 Personen
Teilnehmerinformationen ausdrucken
Materialien pro Programmpunkt bereitstellen
2 Personen
Event
Raum und Boden prüfen
2 Personen
Raum lüften
Bewegungszonen markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Sportmaterialien bereitlegen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Getränke kühlen und bereitstellen
2 Personen
Snacks und Brötchen bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Bewegungsprogramm begleiten
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Bewegungsabschnitt begleiten
2 Personen
Leichte Mahlzeit servieren
3 Personen
Getränke und Geschirr nachfüllen
2 Personen
Dritten Bewegungsabschnitt begleiten
2 Personen
Cool-down begleiten
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Sportmaterialien sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 35
- TischeAnz. 5
- Kleiderständer
Sportmaterial
- SportmattenAnz. 35
- WiderstandsbänderAnz. 30
- SoftbälleAnz. 15
- ReifenAnz. 10
- KegelAnz. 20
- BalancekissenAnz. 10
- StretchbänderAnz. 20
- SchaumstoffrollenAnz. 10
- AufbewahrungsboxenAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- TimerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 4
Catering
- Kaffeemaschine
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- KühlelementeAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Organisation
- KlemmbretterAnz. 3
- KugelschreiberAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 40
- PapierklebebandAnz. 3
Tipps
- Bestätige die Workshop-Leitung und reserviere den Raum frühzeitig. Plane zusätzlich Zeit für Anreise, Aufbau und eine kurze technische Probe ein, statt erst zum offiziellen Beginn zu starten.
- Schließe die Teilnehmendenliste spätestens einige Tage vor dem Workshop ab. Dann kannst du Namensaufkleber, Ernährungswünsche und besondere Hinweise gesammelt vorbereiten, ohne beim Einlass nachfragen zu müssen.
- Ordne die Übungen nach Programmpunkten und stelle das benötigte Material jeweils zusammen. So liegen Matten, Widerstandsbänder, Softbälle oder Reifen nicht ungeordnet im Raum, und der Wechsel dauert weniger als fünf Minuten.
- Prüfe am Veranstaltungstag zuerst Boden, Bewegungszonen und Stolperstellen. Lüfte den Raum vor Beginn und stelle Tische und Stühle so auf, dass Einlass, Umkleidebereich und freie Bewegungsfläche getrennt bleiben.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon und Timer mindestens 30 Minuten vor dem Start. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle wiederverwendbare Becher, Wasserkannen sowie Abfallbehälter bereit, damit während der Übungen niemand suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte ich einen Bewegungsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Workshop-Leitung und Einladungen. Öffne die Anmeldung früh und schließe die Liste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Bewegungsworkshops?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raumprüfung, Zonen, Mobiliar, Sportmaterial und Technik ein. Für einen Workshop mit vielen Stationen sind 90 Minuten sicherer, besonders wenn Material gereinigt oder sortiert werden muss.
- Was muss ich bei der Anmeldung für einen Bewegungsworkshop abfragen?
- Erfasse neben Name und Kontakt mindestens Ernährungswünsche sowie Besonderheiten der Teilnehmenden. Prüfe die Angaben 3 bis 5 Tage vor dem Workshop und gib relevante Hinweise an die Workshop-Leitung weiter.
- Wann soll ich Musik und Übungen für den Bewegungsworkshop auswählen?
- Lege Musik und Übungen fest, sobald Programm und Zeiten stehen, idealerweise 1 bis 2 Wochen vorher. Teste die komplette Reihenfolge spätestens am Vortag mit Lautsprecher, Timer und dem vorgesehenen Material.
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