Checklist voor een bevrijdingsviering organiseren

Een bevrijdingsviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en versiering. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, sprekers, muziek, catering, techniek en verkeersveiligheid. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar een duidelijk draaiboek. Vooral geluidsapparatuur, aanmeldingen, dieetwensen en voldoende vrijwilligers worden vaak te laat opgepakt. Deze checklist bevat 72 taken en 56 spullen, zodat je per fase kunt afvinken wat geregeld en klaargezet moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Stoelen en tafels reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Verkeersroute controleren
2 personen
Buurt en hulpdiensten informeren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenenlabels maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Podiumzone inrichten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Vlaggen plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Afscheid en afsluiting begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval naar containers brengen
3 personen
Locatie vegen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Kleedkamertafel
Afvalbakkenaantal 8
Parasolvoetenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Draagbare lampenaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Bevrijdingsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Papieren slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Herdenkingskaarsenaantal 20
Windlichtenaantal 10
Ballonnenaantal 100

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen, verkeersroutes en meldingen aan buurt en hulpdiensten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat een vastgelegd programma later moet worden aangepast.
Leg sprekers, artiesten en geluidsapparatuur vroeg vast. Test luidsprekers, microfoons, het mengpaneel en de muziekspeler uiterlijk tijdens de opbouw; plan ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten in.
Verwerk aanmeldingen niet alleen voor het aantal gasten, maar noteer ook dieetwensen en allergenen. Maak allergenenlabels voordat de hapjes worden klaargezet en houd de informatie bij de catering beschikbaar.
Maak een aparte opbouwindeling voor stoelen, tafels, buffettafels en afvalbakken. Zet partytenten en parasolvoeten gecontroleerd neer en houd een vrije route naar de geluids- en cateringplek.
Druk het draaiboek, de contactlijst, naamkaartjes en programmafolders vooraf af. Zet houdbare voorraad eerder klaar, doe de laatste boodschappen op tijd en zet dranken pas vlak voor de ontvangst koud.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een bevrijdingsviering regelen?: Controleer de vergunningseisen zodra datum, programma en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur enkele maanden voor de viering. Wacht niet tot na het boeken van artiesten of het versturen van uitnodigingen; voorwaarden kunnen invloed hebben op tijden, geluid en verkeersroutes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bevrijdingsviering?: Plan minimaal één coördinator en verdeel daarnaast aparte mensen over ontvangst, catering, techniek, opbouw en opruimen. Bij een programma met sprekers en muziek is het verstandig dat techniek en ontvangst niet door dezelfde persoon tijdens het evenement worden gedaan.
Hoe lang van tevoren moet ik catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de viering aan de cateraar door. Maak allergenenlabels vooraf, zodat hapjes en dranken bij het klaarzetten herkenbaar zijn.
Wat moet ik voorbereiden voor geluid en muziek op een bevrijdingsviering?: Reserveer luidsprekers, microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel en muziekspeler ruim vóór de opbouw. Test alle aansluitingen tijdens de opbouw en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar voordat de eerste spreker of artiest begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.