Befreiungsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Redner, Künstler, Tonanlage und Veranstaltungsort sind oft die Punkte, die sich am schwersten kurzfristig ersetzen lassen.
• Prüfe Genehmigungen, Verkehrswege und Rettungszufahrten spätestens 6 Wochen vor der Feier. Informiere Nachbarschaft und Rettungsdienste rechtzeitig, besonders wenn Musik, Zelte oder viele Besucher vorgesehen sind.
• Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine klare Anmeldefrist. Erfasse dabei nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und Allergien für das Catering.
• Plane pro Helfer eine konkrete Schicht und drucke Kontaktliste, Drehbuch und Programmhefte spätestens am Vortag aus. So muss am Veranstaltungstag niemand nach Zuständigkeiten, Mikrofonen oder dem nächsten Programmpunkt suchen.
• Stelle Getränke mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn kalt und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Prüfe außerdem Mehrwegbecher, Teller, Besteck, Servierzangen, Abfallbehälter sowie Verlängerungskabel und Kabelmatten, bevor der Aufbau startet.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Befreiungsfeier organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Genehmigungen, Redner, Künstler, Catering und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angefragt oder gebucht sein.

Wann verschickt man die Einladungen für eine Befreiungsfeier?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier. Lege eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor dem Termin fest, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig vorbereitet werden können.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Befreiungsfeier?

Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke 2 bis 3 Stunden vor Beginn; bei warmem Wetter solltest du eine Reserve einplanen.

Wann sollte die Technik für eine Befreiungsfeier geprüft werden?

Führe spätestens am Vortag einen vollständigen Test mit Lautsprechern, Mikrofonen, Mischpult, Musikplayern und Verlängerungskabeln durch. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und Tonprobe ein.

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