Befreiungsfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klärt Genehmigungen und Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Zufahrten und die geplante Aufstellung von Partyzelten, Bühne und Sitzplätzen.
• Verschicke die Einladungen früh und setze eine Anmeldefrist von etwa 14 Tagen vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche gesammelt, damit Buffetbehälter, Servierschalen und Mengen rechtzeitig geplant werden können.
• Bestätige Musiker und Lieferanten spätestens 7 Tage vorher schriftlich. Teste die aktive Lautsprecheranlage, das Mischpult, Mikrofone und Lautsprecherkabel nicht erst beim Einlass, sondern während eines vollständigen Soundchecks.
• Zähle Geschirr und Ausstattung zwei bis drei Tage vor dem Festival: Gläser, Kaffeetassen, Teller, Besteck, Thermoskannen und Kühlboxen werden sonst leicht übersehen. Getränke solltest du am Vortag kühlen und Eisbehälter erst kurz vor Beginn füllen.
• Teile Freiwillige mit klaren Zeitfenstern ein, zum Beispiel für Aufbau, Getränke, Buffet und Abbau. Drucke das Drehbuch und die Anweisungen aus und verschicke die Wegbeschreibung spätestens 48 Stunden vor dem Festival.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Befreiungsfestival planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. In den letzten 14 Tagen sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm und Helfereinteilung abgeschlossen werden.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Befreiungsfestival?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für den gesamten Zeitraum ein. Zähle Getränkekisten spätestens 2 Tage vorher und stelle Kühlboxen sowie Eisbehälter bereit.

Wann soll ich die Technik für das Befreiungsfestival testen?

Führe 1 bis 2 Tage vorher einen vollständigen Test mit Mischpult, aktiven Lautsprechern, Mikrofonen, Mikrofonständern und Kabeln durch. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Kontrolle vor dem Einlass.

Wie viele Helfer braucht ein Befreiungsfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Aufbau, Technik, Catering und Ablauf ein. Für größere Gruppen kommen zusätzlich Helfer für Einlass, Getränke, Buffet und Abbau hinzu; teile alle Schichten spätestens 7 Tage vorher ein.

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