Checklist voor een goed georganiseerd bevrijdingsconcert

Een bevrijdingsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium vastleggen. Je regelt tegelijk vergunningen, programma, techniek, catering, vrijwilligers en publieksinformatie. Begin met datum en locatie, werk daarna naar bevestigingen en communicatie toe en plan de opbouw pas als alle leveringen en aansluitingen duidelijk zijn. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, de concertdag en de punten die vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Publiciteit plaatsen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiënteninformatie delen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
5 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Podium veilig afwerken
3 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichtcheck uitvoeren
3 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Toegangscontrole uitvoeren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Artiesten wisselen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
3 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Posters verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 200
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
D.I.-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 30
Laptop

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Bevrijdingsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Programmabordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 6
Koks‌messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Tangetjesaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en stroomvoorziening zodra datum en locatie vaststaan. Geluid, licht en publiek kunnen extra eisen stellen; wacht niet tot de week van het concert met deze controle.
Verzamel technische wensen van iedere artiest voordat je het programma definitief maakt. Noteer per optreden microfoons, D.I.-boxen, monitorluidsprekers en aansluitingen, zodat de mengtafel en bekabeling daarop zijn afgestemd.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Zorg naast publieksbegeleiding voor aparte mensen voor ontvangst, garderobe, catering, artiestenbegeleiding en het controleren van leveringen.
Controleer dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en leg de aantallen naast je boodschappenlijst. Hapjes, dranken, borden, glazen, bestek en herbruikbare bekers worden vaak wel besteld, maar niet op gebruiksmoment klaargezet.
Maak op de opbouwdag eerst podium, stroom en geluid in orde en test daarna de verlichting. Leg kabelgoten en verlengkabels direct vast; losse kabels vormen tijdens inloop en optredens een struikelgevaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bevrijdingsconcert organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Plan technische wensen, publiciteit en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor het concert; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en boodschappen.
Wanneer moet ik de vergunning voor een bevrijdingsconcert aanvragen?: Controleer de aanvraagtermijn direct na het vastleggen van datum en locatie. Houd minimaal 8 weken aan als werktermijn, tenzij de betreffende gemeente een andere termijn voorschrijft.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bevrijdingsconcert?: Reken naast de techniek op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, garderobe, catering, artiestenbegeleiding en publieksbegeleiding. Bij een programma van meerdere optredens plan je daarnaast 2 mensen voor wissels en praktische ondersteuning.
Wanneer moet ik de techniek van een bevrijdingsconcert testen?: Bouw podium, geluidsinstallatie en lichtinstallatie op vóór de publieksinloop en reserveer minimaal 2 uur voor een volledige soundcheck. Test ook microfoons, monitorluidsprekers, D.I.-boxen, laptopaansluiting en stroomgroepen afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.