Checklist pour organiser un Concert de la Libération

Un Concert de la Libération demande une coordination précise entre la programmation, les autorisations, la technique et l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les artistes, les réservations et la communication. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, les livraisons, les courses et le matériel. Le jour même, prévois assez de temps pour ouvrir le lieu, monter la scène, installer le son et régler les lumières avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Mettre en place la communication
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager les informations sur les artistes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Sécuriser la finition de la scène
3 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Effectuer le contrôle d’accès
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Changer d’artistes
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Animer le moment de commémoration
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Retirer les affiches
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 200
Louchesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtes D.I.qté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 30
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 20
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Drapeaux de la Libérationqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux directionnelsqté 10
Compositions floralesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 12
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu le plus tôt possible, puis vérifie immédiatement les autorisations nécessaires. Une confirmation écrite évite de devoir modifier le programme quelques jours avant le concert.
Demande les besoins techniques de chaque artiste avant de réserver le matériel. Prévois un créneau distinct pour monter la scène, installer la sonorisation, brancher l’alimentation et tester les microphones.
Imprime le déroulé et les informations sur les artistes avant le jour J. Garde plusieurs exemplaires sur place afin que les bénévoles et les personnes chargées de l’accueil aient les mêmes horaires.
Vérifie les inscriptions et les besoins alimentaires au moins quelques jours avant l’événement. Cela permet d’ajuster les courses, les en-cas, les boissons et la disposition des tables sans improviser.
Consulte les prévisions météo la veille et le matin même. Si des tentes, des lampes à piles ou une solution de repli sont nécessaires, il faut les confirmer avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un Concert de la Libération ?: Prévois idéalement plusieurs semaines pour confirmer le lieu, les autorisations, les artistes et les réservations. Garde les derniers jours pour les inscriptions, les courses, la météo et la vérification du matériel.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un Concert de la Libération ?: Confirme les artistes avant d’établir le programme définitif et de recueillir leurs besoins techniques. Demande aussi leurs horaires d’arrivée, leurs besoins alimentaires et le matériel prévu au plus tard quelques jours avant l’événement.
À quelle heure faut-il arriver le jour du concert ?: Arrive assez tôt pour ouvrir le lieu, vérifier les livraisons et monter la scène avant l’installation du son et des lumières. Prévois plusieurs heures entre l’ouverture du site et l’accueil du public, surtout si plusieurs artistes se produisent.
Que faut-il vérifier la veille d’un Concert de la Libération ?: Contrôle les prévisions météo, la liste des courses, les inscriptions, les bénévoles et les livraisons attendues. Vérifie aussi que les câbles, rallonges, multiprises, microphones et éléments d’éclairage sont bien rassemblés.

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