Zo organiseer je een bevestigingsdienst

Begin met de datum, de kerk of ceremonieruimte en de locatie voor de ontvangst. Daarna leg je de gastenlijst, dieetwensen en het programma vast, zodat drukwerk, catering en zitplaatsen op tijd geregeld kunnen worden. Plan de dienst en de ontvangst als twee aparte onderdelen, maar stem tijden, muziek en vervoer goed op elkaar af. Op de dag zelf draait veel om klaarzetten: stoelen, programmaboekjes, buffet, gekoelde dranken en een geteste geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
7
Reservering ontvangstlocatie maken
8
Ceremonieprogramma samenstellen
2 personen
9
Muziek voor dienst selecteren
2 personen
10
Sprekers en lezers bevestigen
11
Teksten en gebeden verzamelen
2 personen
12
Programmaboekjes laten drukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Taart en brood ophalen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

20
Locatie en kerk openen
2 personen
21
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
22
Ontvangstruimte decoreren
3 personen
23
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
24
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
25
Techniek en muziek testen
2 personen
26
Sprekers kort instrueren
2 personen
27
Cateringteam briefen
2 personen
28
Gasten ontvangen
4 personen
29
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
30
Bevestigingsdienst begeleiden
4 personen
31
Gasten naar ontvangst begeleiden
3 personen
32
Koffie en thee serveren
3 personen
33
Hapjes serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet aanvullen
3 personen
36
Taart aansnijden en serveren
3 personen
37
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Kerkzaal nalopen
2 personen
43
Overgebleven eten koelen
2 personen
44
Materialen inventariseren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Servies afwassen en opbergen
3 personen
47
Decoratie verwijderen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamertafel

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Scharenaantal 3
Soeplepelsaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Windlichtenaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Welkomstbord
Gastenboek
Naamkaarthoudersaantal 80

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 3

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 90
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 12
Enveloppenaantal 90

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vloermoppenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf en vraag om een duidelijke aanmeldtermijn. Houd dieetwensen apart bij voordat je de definitieve gastenlijst en cateringhoeveelheden maakt.
Maak het ceremonieprogramma uiterlijk 3 weken vooraf definitief. Bevestig dan ook sprekers, lezers, teksten, gebeden en muziek; wijzigingen in de laatste week leiden snel tot fouten in de programmaboekjes.
Bestel of laat de programmaboekjes minimaal 10 dagen vooraf drukken en controleer namen, lezingen en tijden door één tweede persoon. Leg ze op de dag zelf klaar bij de ingang, samen met naamkaartjes als die nodig zijn.
Koel dranken niet pas bij aankomst: zet flessen en andere dranken enkele uren vooraf in koelboxen of koelkasten. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen beschikbaar zijn.
Plan minstens 90 minuten voor het openen van de ontvangstlocatie voor stoelen, tafels, buffet, decoratie en techniek. Test draadloze microfoons en luidsprekers met de muziek en laat één persoon verantwoordelijk zijn voor het oplossen van storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bevestigingsdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, kerk of ceremonieruimte en ontvangstlocatie. Verstuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de dienst en leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bevestigingsdienst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per gast. Tel daarnaast koffie en thee apart: plan per 10 gasten ongeveer 1 tot 1,5 liter koffie of thee, afhankelijk van de duur van de ontvangst.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst maken?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de bevestigingsdienst. Maak daarna binnen 2 dagen de definitieve gastenlijst, inclusief dieetwensen, naamkaartjes en het aantal programmaboekjes.
Hoeveel tijd heb je nodig om de ontvangstlocatie klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie. Bij een grotere groep of een ruimte die nog volledig moet worden ingericht, neem je beter 2 tot 3 uur en test je de microfoons en luidsprekers vóór de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.