Cómo organizar un servicio de confirmación sin dejarlo todo para el último día
Organizar un servicio de confirmación requiere coordinar dos partes: la ceremonia y la recepción posterior. Empieza cerrando la fecha, el lugar y la lista provisional de invitados; después confirma inscripciones, preferencias dietéticas y participantes. Cuando tengas la cifra definitiva, reserva el espacio, calcula el catering y prepara el programa. El montaje y las pruebas técnicas deben quedar terminados antes de que lleguen los invitados, no durante la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Redactar invitaciones
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
- 7
Hacer la reserva del lugar de recepción
- 8
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
- 9
Seleccionar la música para el servicio
2 personas
- 10
Confirmar ponentes y lectores
- 11
Reunir los textos y las oraciones
2 personas
- 12
Imprimir folletos del programa
- 13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 14
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Recoger tarta y pan
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
4 personas
Evento
- 20
Abrir el recinto y la iglesia
2 personas
- 21
Montar sillas y mesas
4 personas
- 22
Decorar la zona de recepción
3 personas
- 23
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
- 24
Dejar listos los programas
2 personas
- 25
Probar la técnica y la música
2 personas
- 26
Dar instrucciones breves a los ponentes
2 personas
- 27
Informar al equipo de catering
2 personas
- 28
Recibir a los invitados
4 personas
- 29
Repartir los programas
2 personas
- 30
Acompañar el servicio de confirmación
4 personas
- 31
Guiar a los invitados a recepción
3 personas
- 32
Servir café y té
3 personas
- 33
Servir aperitivos
4 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Reponer el bufé
3 personas
- 36
Cortar y servir la tarta
3 personas
- 37
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 38
Recoger la vajilla
3 personas
- 39
Recoger la basura
2 personas
- 40
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 41
Limpiar el lugar
4 personas
- 42
Revisar la sala de la iglesia
2 personas
- 43
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 44
Inventariar materiales
2 personas
- 45
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 46
Lavar y guardar la vajilla
3 personas
- 47
Retirar la decoración
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de camerino
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Tijerascant. 3
- Cucharones para sopacant. 4
- Pinzascant. 6
- Cuencoscant. 20
Decoración
- Mantelescant. 10
- Porta-servilletascant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Farolescant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Cartel de bienvenida
- Libro de visitas
- Portatarjetas de nombrecant. 80
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 4
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Atrilescant. 3
Artículos de papel
- Programascant. 90
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Bolígrafoscant. 12
- Sobrescant. 90
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregaderoscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ubicación antes de redactar las invitaciones. Envíalas con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta unos 10 días antes del servicio.
- No esperes a tener el número final para preguntar por alergias o dietas especiales. Recoge esas preferencias junto con la inscripción y confirma la lista definitiva aproximadamente una semana antes.
- Prepara el programa de la ceremonia con tiempo: confirma ponentes y lectores, reúne textos y oraciones y deja impresos los folletos al menos 2 días antes. Así podrás corregir nombres o cambios de última hora.
- Calcula las cantidades del catering a partir de la lista definitiva, no de las invitaciones enviadas. Reserva o compra los alimentos con margen y recoge la tarta y el pan el mismo día, mientras las bebidas pueden enfriarse desde el día anterior.
- Divide el montaje en dos momentos: prepara mesas, sillas, decoración, bufé y bebidas antes de abrir el recinto; después prueba micrófonos, altavoces y música con el programa completo, como mínimo 60 minutos antes de la ceremonia.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones de una confirmación?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes del servicio. Pide las confirmaciones hasta 10 días antes para disponer de tiempo para cerrar el catering y las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?
- Cierra la lista definitiva alrededor de una semana antes. Ese plazo permite ajustar la reserva, las tarjetas de nombre, los folletos y las cantidades de comida y bebida.
- ¿Qué se prepara el día anterior a una confirmación?
- Deja listos los folletos, las tarjetas de nombre, la decoración y parte del montaje que pueda hacerse con seguridad. Enfría las bebidas desde el día anterior y reserva para el mismo día la recogida de la tarta y el pan.
- ¿Cuánto antes hay que probar el sonido y la música?
- Haz la prueba completa al menos 60 minutos antes de que empiece la ceremonia. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces y cada entrada musical con las personas que participen.
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