Zo organiseer je een bergpicknick zonder gedoe

Een bergpicknick regel je in deze volgorde: eerst de plek, route en bereikbaarheid, daarna de deelnemers en dieetwensen, en pas dan het eten en materiaal. Controleer vooraf het wandelpad, parkeermogelijkheden en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om koel transport, een duidelijke aankomst en een buffet dat snel klaarstaat. Met een plan voor afval, EHBO en een weersupdate voorkom je de problemen die bij een picknick op hoogte vaak te laat worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknickplek reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoer en parkeren afstemmen
2 personen
6
Route en wandelpad controleren
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Deelnemerslijst afronden
9
Parkeerinformatie delen
10
Weersupdate versturen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Boodschappen controleren
2 personen
13
Koelboxen vullen
2 personen
14
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
15
Fruit en groenten snijden
2 personen
16
Picknickmanden inpakken
3 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
EHBO-set controleren
19
Afvalplan voorbereiden
20
Aankomstteam instrueren
2 personen

Event

21
Materialen naar locatie brengen
4 personen
22
Picknickplek controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Picknickkleden uitleggen
3 personen
25
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
26
Verlichting ophangen
2 personen
27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Lunchbuffet serveren
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes aanvullen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Avondmaaltijd serveren
4 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Verlichting controleren
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Eten veilig verpakken
2 personen
38
Terrein volledig schoonmaken
4 personen
39
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
40
Materialen terugbrengen
3 personen
41
Servies en koelboxen reinigen
2 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Flesopenersaantal 3
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare gasbrandersaantal 2
Gascartouchesaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Picknickballenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasstationsaantal 2
EHBO-set
Brandblusser

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknickplek voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer tegelijk of tafels, stoelen of een partytent zijn toegestaan. Deel parkeerinformatie en de route uiterlijk een week vooraf, zodat deelnemers weten hoeveel lopen en klimmen ze kunnen verwachten.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen vooraf. Koop daarna pas de hoeveelheden brood, beleg, fruit, groenten en drinken; zo voorkom je dat speciale opties ontbreken of bederfelijk eten overblijft.
Plan de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf en vul de koelboxen vlak voor vertrek. Houd drinken, broodbeleg en gesneden producten gescheiden en gebruik thermoskannen voor warme dranken, zodat het buffet bij aankomst niet eerst gekoeld of voorbereid moet worden.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Stuur bij een wijziging één duidelijke weersupdate met vertrektijd, parkeerplek, wandelroute en wat deelnemers zelf moeten meenemen; bergweer kan onderweg anders zijn dan op het vertrekpunt.
Laat een aankomstteam minstens 30 minuten eerder aanwezig zijn. Zet eerst de picknickkleden, tafels en stoelen neer, richt daarna het buffet en drankpunt in en plaats handwasstations, afvalbakken en de EHBO-set zichtbaar bij de centrale plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bergpicknick organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met het reserveren van de plek en het afstemmen van vervoer. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen 5 dagen voor vertrek af en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer controleer ik het weer voor een bergpicknick?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de picknick. Stuur de definitieve weersupdate zodra de voorspelling duidelijk genoeg is, bij voorkeur uiterlijk 2 uur voor vertrek.
Hoe houd ik eten koud tijdens een bergpicknick?: Vul de koelboxen vlak voor vertrek en beperk het openen onderweg. Neem per deelnemer meerdere gekoelde drankopties mee en zet bederfelijke producten pas op het buffet zodra de plek en schaduw geregeld zijn.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de picknickplek in te richten?: Plan minstens 30 minuten voor het aankomstteam en ongeveer 15 minuten extra als materialen over een wandelpad vervoerd moeten worden. Zet eerst zitplaatsen en kleden neer en richt daarna buffet, drankpunt, afval en EHBO in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.