Checklist voor een goed georganiseerde benefietwedstrijd

Een benefietwedstrijd vraagt om meer dan twee teams en een scheidsrechter. Je regelt tegelijk de sportieve organisatie, de inzameling en de ontvangst van publiek. Begin met het doel, de datum en de locatie en werk daarna toe naar deelnemers, vrijwilligers en materiaal. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk enkele weken vooraf vastlegt en wat op de wedstrijddag klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdteams benaderen
2 personen
Scheidsrechter vastleggen
Doel van de benefietactie bepalen
3 personen
Begroting en entreeprijs opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Sponsoren benaderen
3 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Reservering kleedkamers maken
Reservering materiaalruimte maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Donatieboxen regelen
Betaalwijze voor entree regelen
2 personen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Teamindeling bevestigen
Wedstrijdregels delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Teams en vrijwilligers herinneren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Terrein veilig maken
3 personen
Tenten en tafels opstellen
6 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdveld uitzetten
4 personen
Doelen controleren
2 personen
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Donatiepunten inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Teams ontvangen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Entree innen
3 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Teams voorstellen
Wedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringbuffet aanvullen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Ruststanden omroepen
Rustverzorging regelen
2 personen
Uitslag bekendmaken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Donatieboxen verzegelen
2 personen
Voorraad veilig opbergen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Opbrengst tellen
3 personen
Opbrengst overmaken
Dankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Voetbaldoelenaantal 2
Voetballenaantal 8
Pionnenaantal 30
Markeringshoedjesaantal 40
Grensvlaggenaantal 4
Fluitjesaantal 3
Scorebord
Reservehesjesaantal 24
Koeltassen voor spelersaantal 4
Waterkrattenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 15
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminium schalenaantal 20
Keukenweegschalenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Megafonenaantal 2
Kassa-apparatenaantal 2
Pinapparaat

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Sponsorpostersaantal 20
Pijlbordjesaantal 12
Prijstrofeeënaantal 2
Linten voor winnaarsaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het doel van de actie en de begroting vast voordat je de entreeprijs bepaalt. Zo weet je welk bedrag naar de organisatie gaat en hoeveel ruimte er is voor catering, drukwerk en andere kosten.
Benader teams, scheidsrechter en sponsoren vroeg. Plan uiterlijk twee weken voor de wedstrijd een moment waarop de teamindeling en het wedstrijdschema definitief worden bevestigd.
Regel donatieboxen en een betaalwijze voor de entree naast elkaar. Wijs per betaalpunt één vrijwilliger aan en tel contant geld minimaal één keer samen met een tweede persoon.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok. Zorg niet alleen voor mensen langs het veld, maar ook voor ontvangst, catering, kleedkamers, donaties, afval en het klaarzetten van doelen, ballen en pionnen.
Controleer een week vooraf de sportmaterialen en veiligheidsvoorzieningen. Leg EHBO-koffers, ijscompressen, waterkratten, reservehesjes en fluitjes op een vaste plek en controleer ook kleedkamers, materiaalruimte en eventuele vergunningen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie, doel en begroting vast; daarna regel je teams, scheidsrechter, sponsoren en vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietwedstrijd?: Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers. Verdeel hen over ontvangst, entree en donaties, catering, veldbegeleiding, materiaal, kleedkamers en opruimen.
Wanneer moet het wedstrijdschema definitief zijn?: Maak een eerste schema zodra de teams bekend zijn en bevestig de definitieve versie uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf. Deel dan ook de wedstrijdregels en teamindeling met alle deelnemers.
Wat moet ik op de wedstrijddag klaarzetten?: Zet minstens 2 uur voor de aftrap de doelen, ballen, pionnen, markeringshoedjes, grensvlaggen, scorebord en reservehesjes klaar. Plaats daarnaast de donatieboxen, entree-informatie, waterkratten, EHBO-koffers en cateringmaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.