Checklist para organizar un partido benéfico

Un partido benéfico necesita dos planes coordinados: la competición y la recaudación. Empieza fijando fecha, lugar y objetivo, y después cierra equipos, árbitro, permisos, seguro y presupuesto. Las inscripciones, el horario y los voluntarios deben quedar confirmados antes de pedir el catering y preparar el material. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a evitar olvidos habituales, como reservar los vestuarios, definir los medios de pago o preparar cajas de donaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a los equipos de competición
2 personas
Contratar al árbitro
Determinar el objetivo de la campaña benéfica
3 personas
Elaborar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Hacer la reserva de los vestuarios
Reservar la sala de material
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Gestionar cajas de donaciones
Gestionar la forma de pago de la entrada
2 personas
Maquetar el programa
Imprimir folletos del programa
2 personas
Confirmar la distribución del equipo
Compartir las reglas del concurso
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a equipos y voluntarios
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger el material de competición
3 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Asegurar el recinto
3 personas
Montar las tiendas y las mesas
6 personas
Colocar las sillas
4 personas
Delimitar el campo de juego
4 personas
Comprobar las porterías
2 personas
Preparar el material deportivo
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar puntos de donación
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los equipos
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Cobrar la entrada
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Anunciar la apertura
Presentar a los equipos
Coordinar la competición
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el buffet de catering
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Anunciar los descansos
Organizar el cuidado para el descanso
2 personas
Anunciar el resultado
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Procesar las donaciones finales
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Sellar las cajas de donaciones
2 personas
Guardar el stock en un lugar seguro
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
Recoger el material deportivo
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Contar la recaudación
3 personas
Transferir los ingresos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Papeleracant. 8
Bancos del vestuariocant. 8

Material deportivo

Porterías de fútbolcant. 2
Balones de fútbolcant. 8
Conoscant. 30
Conos de marcajecant. 40
Banderas de límitecant. 4
Silbatoscant. 3
Marcador
Chalecos de repuestocant. 24
Bolsas térmicas para jugadorescant. 4
Cajas de aguacant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 15
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Neveras portátilescant. 6
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas de aluminiocant. 20
Básculas de cocinacant. 2

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono
Megáfonoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Máquina de sellado

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Carteles de patrociniocant. 20
Carteles de flechascant. 12
Troféos de premiocant. 2
Cintas para los ganadorescant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 2
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, seguro y reservas del recinto antes de publicar la inscripción. Deja al menos 2 semanas para resolver documentación o cambios de disponibilidad.
Define el objetivo económico y el precio de entrada antes de contactar con patrocinadores. Así podrás explicar cuánto se espera recaudar y qué formas de pago aceptarás.
Confirma equipos, árbitro y reglas al menos 7 días antes del partido. Comparte también el horario del concurso para reducir consultas y retrasos el día del evento.
Programa voluntarios por turnos de 2 a 3 horas, incluyendo personas para inscripciones, donaciones, catering, marcador y primeros auxilios. Reserva un responsable que pueda sustituir ausencias.
Calcula agua, vasos y comida según las inscripciones confirmadas, y añade un margen del 10 %. Pide el catering cuando cierre el registro y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido benéfico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite fijar el lugar, contactar con equipos y patrocinadores, comprobar permisos y seguro, abrir inscripciones y programar voluntarios.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un partido benéfico?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del partido. Necesitas ese tiempo para hacer el horario, confirmar la distribución del equipo, recoger preferencias dietéticas y calcular el catering.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un partido benéfico?: Calcula al menos 1 voluntario por cada función activa: inscripciones, donaciones, catering, marcador y apoyo deportivo. Para cubrir pausas y ausencias, programa aproximadamente 1 persona adicional por cada 4 voluntarios.
¿Cuánta agua y comida hay que preparar?: Calcula 1,5 litros de agua por jugador y añade un margen del 10 % para el público y los voluntarios. Para la comida, usa el número final de inscripciones y confirma las necesidades dietéticas antes de pedir el catering.

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