Benefizspiel organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizspiel braucht mehr Vorbereitung als nur zwei Mannschaften und einen Platz. Du musst Teams, Schiedsrichter, Genehmigungen, Helfer, Eintritt und Spenden frühzeitig koordinieren. Auch Umkleiden, Materialraum, Erste Hilfe, Getränke und Catering gehören in den Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Ausgabe der Programmhefte und dem Spieltag selbst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Kontakt zu den Wettkampfteams aufnehmen
2 Personen
Schiedsrichter festlegen
Ziel der Benefizaktion festlegen
3 Personen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge posten
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Umkleidekabinen reservieren
Reservierung für den Materialraum anlegen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Spendenboxen organisieren
Bezahlmethode für den Eintritt regeln
2 Personen
Programmheft gestalten
Programmhefte drucken
2 Personen
Teameinteilung bestätigen
Spielregeln verteilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teams und Freiwillige erinnern
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Spielmaterial zusammenstellen
3 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Gelände absichern
3 Personen
Zelte und Tische aufstellen
6 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Spielfeld abstecken
4 Personen
Ziele überprüfen
2 Personen
Sportmaterial bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spendenstationen einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Umkleidekabinen vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teams empfangen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Eintritt kassieren
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Teams vorstellen
Wettbewerb begleiten
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringbuffet auffüllen
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Ruhepositionen ansagen
Ruhepflege organisieren
2 Personen
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Spendenboxen versiegeln
2 Personen
Vorräte sicher verstauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Erlös zählen
3 Personen
Einnahmen überweisen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
UmkleidebänkeAnz. 8

Sportmaterial

FußballtoreAnz. 2
FußbälleAnz. 8
KegelAnz. 30
MarkierungshütchenAnz. 40
GrenzflaggenAnz. 4
PfeifenAnz. 3
Anzeigetafel
ErsatzwestenAnz. 24
Kühltaschen für SpielerAnz. 4
WasserkistenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 15
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
AluminiumschalenAnz. 20
KüchenwaagenAnz. 2

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
MegafoneAnz. 2
KassensystemeAnz. 2
Kartenterminal

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
SponsorenposterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
PreistrophäenAnz. 2
Bänder für GewinnerAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
BesenAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und frage die Wettkampfteams danach direkt an. Für Rückmeldungen, Teameinteilung und Spielplan solltest du mindestens 4 bis 6 Wochen einplanen.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du Einladungen veröffentlichst. Spendenboxen und die Bezahlmethode für den Eintritt sollten spätestens 2 Wochen vor dem Spiel feststehen.
Plane Helfer nicht nur für den Anpfiff ein: Du brauchst Unterstützung für Einlass, Spendenboxen, Catering, Umkleiden, Material und Aufräumen. Teile die Schichten möglichst 2 bis 3 Stunden vor Beginn ein.
Kontrolliere die Sportausrüstung am Vortag: Tore, Fußbälle, Pfeifen, Markierungshütchen, Ersatzwesten, Anzeigetafel und Erste-Hilfe-Koffer dürfen nicht erst beim Aufbau fehlen.
Bestelle Catering nach den bestätigten Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen. Rechne Getränke, wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck getrennt für Spieler, Helfer und Zuschauer.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Benefizspiel organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Teams, Schiedsrichter, Ort, Genehmigungen, Sponsoren und Helfer brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden.
Was braucht man für ein Benefizspiel?: Neben Teams und Spielfeld brauchst du unter anderem Tore, Fußbälle, Pfeifen, Markierungsmaterial, Umkleidebänke, Erste-Hilfe-Ausrüstung und Getränke. Für Zuschauer kommen Eintrittsregelung, Spendenboxen, Programmhefte und Sitz- oder Stehbereiche hinzu.
Wann sollte der Spielplan für ein Benefizspiel fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Spielplan etwa 3 Wochen vorher und bestätige ihn nach Abschluss der Teameinteilung spätestens 7 Tage vor dem Spiel. So können Regeln, Programmheft und Helferplan rechtzeitig angepasst werden.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizspiel?: Plane mindestens 1 Person für den Einlass, 1 bis 2 für Spenden und Zahlungen, 2 für Catering sowie zusätzliche Helfer für Material und Aufräumen ein. Bei mehreren Spielen oder vielen Zuschauern solltest du die Schichten auf 2 bis 3 Stunden aufteilen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.