Organiser un match caritatif sans rien oublier

Un match caritatif demande plus qu’un terrain et deux équipes. Il faut fixer l’objectif de la collecte, cadrer le budget, gérer les inscriptions, préparer l’arbitrage et prévoir l’accueil des joueurs comme du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au bilan des dons. Les points souvent oubliés sont aussi couverts : vestiaires, assurance, autorisations, eau, trousse de secours et paiement sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les équipes de compétition
2 personnes
Définir l’arbitre
Définir l'objectif de la collecte de fonds
3 personnes
Établir le budget et le prix d'entrée
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Contacter les sponsors
3 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver les vestiaires
Faire une réservation de la salle de matériel
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Prévoir des boîtes de dons
Organiser le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Confirmer la répartition des équipes
Partager les règles du concours
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les équipes et les bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Sécuriser le site
3 personnes
Installer les tentes et les tables
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Délimiter le terrain de compétition
4 personnes
Vérifier les cibles
2 personnes
Installer le matériel de sport
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les points de don
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Préparer les vestiaires
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les équipes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Encaisser l’entrée
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Présenter les équipes
Accompagner la compétition
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet traiteur
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Annoncer les postes de repos
Organiser les soins de repos
2 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
Ranger le stock en lieu sûr
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Compter les recettes
3 personnes
Transférer le produit
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 8
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Buts de footballqté 2
Ballons de footballqté 8
Cônesqté 30
Cônes de balisageqté 40
Drapeaux de frontièreqté 4
Siffletsqté 3
Tableau des scores
Gilets de rechangeqté 24
Sacs isothermes pour les joueursqté 4
Caisses d’eauqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 15
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux en aluminiumqté 20
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Mégaphonesqté 2
Caisses enregistreusesqté 2
Terminal de paiement

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Pancartes de sponsorsqté 20
Panneaux de directionqté 12
Trophéesqté 2
Rubans pour les gagnantsqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et l’objectif financier avant de contacter les équipes. Vous pourrez ensuite calculer un prix d’entrée cohérent et expliquer clairement à quoi serviront les dons.
Publiez le formulaire d’inscription plusieurs semaines à l’avance et demandez les besoins alimentaires dès ce moment-là. Cela laisse le temps de traiter les réponses avant de commander le catering.
Ne gardez pas l’arbitrage et le planning des matchs pour la dernière semaine. Confirmez l’arbitre, la durée des rencontres et la répartition des équipes dès que les inscriptions sont suffisamment avancées.
Prévoyez une personne dédiée aux paiements et une autre aux boîtes de dons le jour J. Séparez les espèces, les paiements électroniques et le suivi de la collecte pour éviter les erreurs de caisse.
Vérifiez les autorisations, l’assurance, les vestiaires et la salle de matériel avant l’installation. Le terrain peut être prêt alors que l’événement reste bloqué par un accès fermé ou un équipement manquant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un match caritatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les équipes et l’arbitre, ouvrir les inscriptions, contacter les sponsors et organiser les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un match caritatif ?: Ouvrez-les au moins 4 semaines avant le match. Fermez-les quelques jours avant l’événement afin de confirmer les équipes, établir le planning et transmettre le nombre de repas au traiteur.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un match avec accueil du public, prévoyez au minimum 6 bénévoles : accueil et paiements, collecte, vestiaires, matériel, restauration et coordination. Ajoutez 2 à 4 personnes si plusieurs matchs se déroulent en parallèle.
Que faut-il vérifier la veille d’un match caritatif ?: Contrôlez les autorisations, l’assurance, les accès aux vestiaires et à la salle de matériel, puis vérifiez les ballons, buts, cônes, chasubles, eau et trousses de premiers secours. Préparez aussi les livrets du programme et les moyens de paiement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.