Checklist voor een goed georganiseerde benefiettocht
Een benefiettocht vraagt om meer dan een route en een inschrijfformulier. Je regelt twee afstanden, controleert de veiligheid onderweg en zorgt dat deelnemers op locatie snel kunnen registreren. Daarnaast moeten donaties, routebestanden, fietsen, catering en communicatie vóór de start kloppen. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en voorkom dat materialen, vrijwilligers of vergunningen pas op de laatste dag aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Startlocatie reserveren
Route van 40 kilometer bepalen
2 personen
Route van 20 kilometer bepalen
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Fietsenstalling reserveren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Donatiesysteem instellen
2 personen
Routebestanden delen
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
Fietsen controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Routepijlen bundelen
2 personen
Hesjes en portofoons testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Tafels voor catering opstellen
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Waarschuwingsborden plaatsen
2 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Routepost bemannen
4 personen
Verkeerssituaties signaleren
4 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Deelnemers terug verwelkomen
3 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Dranken serveren
2 personen
Donatieopbrengst veiligstellen
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Nazorg
Routepijlen verwijderen
4 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Donatiebedrag natellen
2 personen
Opbrengst overmaken
Deelnemers bedanken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Barkrukkenaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Mobiele opladersaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
Sportmateriaal
- Fietshelmenaantal 6
- Reservefietsenaantal 2
- Fietspompenaantal 6
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Binnenbandenaantal 12
- Buitenbandenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 12
- Fietsverlichtingssetsaantal 8
- Veiligheidshesjesaantal 16
- Startnummersaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Routepijlenaantal 80
- Routebordenaantal 20
- Afzethekkenaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 20
- Plakband voor routepijlenaantal 8
- Tie-wrapsaantal 200
- Krijtaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 12
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Spandoekenaantal 4
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Catering
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Drinkwatercontainersaantal 4
- Schenkkannenaantal 6
- Donatieboxenaantal 2
- Kassadoos
- Pinapparaat
- Menukaartenaantal 12
- Naamstickersaantal 150
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
Tips
- Leg de route van 40 kilometer en die van 20 kilometer vroeg vast en controleer beide routes daarna fysiek op gevaarlijke kruisingen, slechte wegdelen en duidelijke bewegwijzering. Deel de routebestanden vooraf en druk routekaarten achter de hand af.
- Controleer vergunningen en reserveer de startlocatie, fietsenstalling en partytenten ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Zo weet je hoeveel ruimte je hebt voor registratie, catering en deelnemers die met de fiets komen.
- Maak de deelnemersadministratie niet pas op de ochtend zelf: verwerk aanmeldingen, verzamel dieetwensen en druk deelnemerslijst, startnummers en routekaarten vooraf af. Sorteer polsbandjes en nummers per afstand of startgroep.
- Plan een apart fietsveiligheidsmoment vóór de start. Controleer fietsen, test fietsverlichtingssets en leg fietspompen, gereedschapssets, bandenlichters, binnenbanden en reservefietsen klaar voor pech onderweg.
- Werk de opbouw in volgorde af: eerst startboog, fietsenrekken en registratietafels, daarna cateringtafels, koelboxen en thermoskannen. Test portofoons en megafonen en laad mobiele opladers de avond ervoor op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefiettocht organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de startlocatie, routes, vergunningen en het donatiesysteem. Reserveer in de laatste 2 weken de materialen, verwerk aanmeldingen en maak de deelnemerscommunicatie definitief.
- Hoeveel routeafstanden heeft een benefiettocht nodig?
- Met een route van 20 kilometer en een route van 40 kilometer bied je twee duidelijke opties voor deelnemers. Controleer beide routes afzonderlijk en maak per afstand routebestanden, kaarten en bewegwijzering klaar.
- Wat moet ik op de dag van een benefiettocht klaarleggen?
- Leg vóór de start deelnemerslijsten, startnummers, polsbandjes, routekaarten, fietsenrekken en registratiebenodigdheden klaar. Plan daarnaast minimaal één controle op portofoons, hesjes, koelboxen, fietsverlichting en reparatiemateriaal.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een benefiettocht verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vóór de tocht. Geef het definitieve aantal door voordat je boodschappen doet en de cateringtafels inricht.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!