Organiser une randonnée caritative : la checklist complète
Une randonnée caritative demande plus qu’un parcours et une date. Il faut préparer deux itinéraires, sécuriser chaque portion, gérer les inscriptions et prévoir un départ fluide pour les participants à vélo. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations au ravitaillement. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents : fichiers d’itinéraire, dossards, bracelets, moyens de communication et matériel de réparation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de départ
Déterminer un parcours de 40 kilomètres
2 personnes
Définir le parcours de 20 kilomètres
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le parking à vélos
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Configurer le système de dons
2 personnes
Partager les fichiers d’itinéraire
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les dossards
2 personnes
Trier les bracelets
Vérifier les vélos
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Regrouper les flèches de parcours
2 personnes
Tester les gilets et les talkies-walkies
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer les tables de catering
3 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux d'avertissement
2 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Laisser partir les participants
3 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Signaler les situations de circulation
4 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Accueillir à nouveau les participants
3 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Servir le repas
4 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Sécuriser le produit des dons
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Suivi
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Compter à nouveau le montant des dons
2 personnes
Transférer le produit
Remercier les participants
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Tabourets de barqté 4
- Râteliers à vélosqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 80
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
Équipement
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Chargeurs mobilesqté 6
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphonesqté 2
Matériel de sport
- Casques de véloqté 6
- Vélos de réserveqté 2
- Pompes à véloqté 6
- Kits d’outils pour véloqté 4
- Chambres à airqté 12
- Chambres à air extérieuresqté 4
- Démonte-pneusqté 12
- Kits d’éclairage pour véloqté 8
- Gilets de sécuritéqté 16
- Numéros de départqté 120
- Braceletsqté 120
- Flèches de directionqté 80
- Panneaux de directionqté 20
- Barrières de sécuritéqté 10
- Cônes de signalisationqté 20
- Ruban adhésif pour les flèches de parcoursqté 8
- Attaches-câblesqté 200
- Craieqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 12
- Gants jetablesqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Décoration
- Banderolesqté 4
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Flèches de signalisationqté 12
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
Catering
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Contenants d'eau potableqté 4
- Carafesqté 6
- Boîtes à donsqté 2
- Caisse
- Terminal de paiement
- Cartes de menuqté 12
- Étiquettes nominativesqté 150
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 8
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balais à mainqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
Conseils
- Commencez par réserver le lieu de départ et valider les autorisations avant de publier le formulaire d’inscription. Prévoyez ensuite les parcours de 20 et 40 kilomètres avec leurs points de contrôle.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau plutôt que la veille. Relevez les besoins alimentaires et imprimez la liste des participants, les cartes d’itinéraire et les numéros de départ au plus tard le jour précédent.
- Pour la sécurité, testez les talkies-walkies et les gilets de sécurité avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les vélos, les casques, les pompes, les kits d’outils, les chambres à air et les vélos de réserve.
- Regroupez les flèches de parcours par portion et préparez leur pose à l’avance. Un itinéraire de 40 kilomètres demande notamment de vérifier les intersections, les changements de direction et les zones difficiles à surveiller.
- Préparez le ravitaillement séparément de l’inscription : glacières remplies, thermos, gobelets réutilisables, assiettes et couverts. Installez les tables d’inscription et de catering avant de monter l’arche de départ, afin de garder l’accueil dégagé.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’une randonnée caritative ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu de départ, les deux parcours et le système de dons doivent être réglés avant l’ouverture des inscriptions.
- Quelle distance prévoir pour une randonnée caritative à vélo ?
- Ce plan prévoit deux parcours : un itinéraire de 20 kilomètres et un autre de 40 kilomètres. Vérifiez la sécurité de chacun séparément et partagez les fichiers d’itinéraire avec les participants avant le départ.
- Quand imprimer les dossards et la liste des participants ?
- Imprimez-les la veille, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez quelques numéros de départ et bracelets supplémentaires pour les corrections ou les inscriptions exceptionnelles.
- Quel matériel de réparation faut-il prévoir pour une randonnée à vélo ?
- Prévoyez au minimum des pompes, des kits d’outils, des démonte-pneus et des chambres à air. Ajoutez des vélos de réserve et testez tout le matériel avant le départ, idéalement 24 heures à l’avance.
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