Benefietloop organiseren: checklist van start tot finish

Een benefietloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en starttijd. Je regelt tegelijk een goed doel, vergunningen, sponsoren, inschrijvingen, verkeersposten en de veiligheid van deelnemers. Begin met datum, locatie en route, en werk daarna toe naar promotie, vrijwilligers en het deelnemerspakket. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en klaarzetten: startnummers, routeborden, drank, EHBO en geluidsapparatuur. Deze checklist bevat 74 taken en 60 spullen voor een overzichtelijke organisatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Hardlooproute uitzetten
3 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Goede doel vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Inschrijfformulier maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Routekaart publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
3 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Startnummers ontwerpen
2 personen
Routeborden laten drukken
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Routepakket samenstellen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Waterposten klaarzetten
4 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Finishregistratie klaarzetten
2 personen
Medische materialen klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Startnummers uitdelen
5 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Startschot begeleiden
3 personen
Routepost bemannen
8 personen
Water uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Finishers registreren
4 personen
Medaille uitdelen
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Contante donaties beveiligen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Avondcatering serveren
4 personen
Afval tussentijds verzamelen
3 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
5 personen
Verkeershekken terugplaatsen
4 personen
Tenten en boog afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Donatiebedrag controleren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routebordenaantal 25
Pionnenaantal 40
Verkeershekkenaantal 12
Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Medaljesaantal 220
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Kleedjesaantal 10
Reflectievestenaantal 20
Paraplu'saantal 8
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafoonsaantal 3
Laptop
Printer
Contantgeldkistaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Servettenhoudersaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Sponsorbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 20
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en verkeersposten uiterlijk enkele weken voor de loop vast. Controleer daarna of elk kruispunt een vrijwilliger, reflectievest en duidelijke instructie heeft.
Maak het inschrijfformulier voordat je promotie start. Vraag naast naam en contactgegevens ook dieetwensen op, zodat je catering en deelnemersinformatie niet achteraf hoeft aan te passen.
Plan de vrijwilligersbriefing niet pas op de ochtend zelf. Geef iedere vrijwilliger vooraf zijn post, startgroep en aankomsttijd; bespreek op de dag zelf alleen nog de route, veiligheid en communicatie.
Controleer het materiaal twee keer: bij ontvangst en de dag voor de loop. Sorteer startnummers met veiligheidsspelden, leg routeborden en pionnen per verkeerspost klaar en laad megafoons, powerbanks en lampen op.
Maak een slechtweerplan met partytenten, paraplu's, kleedjes en ijscompressen. Test de mobiele geluidsset en draadloze microfoon vóór deelnemers arriveren en houd verlengkabels en stekkerdozen droog.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietloop organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor vergunningen en meldingen, een route, sponsoren, promotie en het werven van vrijwilligers. Reserveer de laatste week uitsluitend voor controle, sorteren en klaarzetten.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een benefietloop?: Dat hangt af van de route, gemeente en het gebruik van de openbare weg. Neem minimaal 8 tot 12 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen of meldingen nodig zijn voor de loop, verkeersposten en eventuele geluidsinstallatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietloop?: Tel naast ontvangst, start en finish minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en enkele mensen voor EHBO, materiaal en communicatie. Maak de indeling zodra de route vaststaat en plan een briefing uiterlijk 1 week voor de loop.
Hoeveel drank moet ik regelen voor een benefietloop?: Reken per deelnemer op minimaal 0,5 liter drank voor de activiteit en extra voorraad voor vrijwilligers en warm weer. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en leg bekers, afvalbakken en een duidelijk uitgiftepunt klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.