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Benefizlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizlauf braucht mehr als eine Strecke und Startnummern. Du musst den guten Zweck festlegen, Genehmigungen einholen, Helfer einteilen und die Anmeldung rechtzeitig öffnen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Ausdruck der Teilnehmerliste und dem gekühlten Getränk am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Verkehrsposten, Streckenbeschilderung, Ernährungswünsche und ein klarer Ablauf für das freiwillige Team.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Laufstrecke festlegen

    3 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

    2 Personen

  • Guten Zweck festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Streckenkarte veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    3 Personen

  • Verkehrsposten einteilen

    2 Personen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Startnummern entwerfen

    2 Personen

  • Wegweiser drucken lassen

  • Freiwilligenbriefing erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    3 Personen

  • Routenpaket zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    3 Personen

  • Wasserstationen aufstellen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    6 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Start- und Zielbogen aufstellen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Zielerfassung vorbereiten

    2 Personen

  • Medizinische Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige empfangen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Startnummern ausgeben

    5 Personen

  • Späte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Startschuss begleiten

    3 Personen

  • Routeposten besetzen

    8 Personen

  • Wasser verteilen

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    4 Personen

  • Medaillen verteilen

    3 Personen

  • Publikum informieren

    2 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Bargeldspenden sichern

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Dankesrede halten

  • Abendcatering servieren

    4 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    3 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    5 Personen

  • Verkehrsabsperrungen zurückstellen

    4 Personen

  • Zelte und Bogen abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    6 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Spendenbetrag prüfen

    2 Personen

  • Spendenbetrag überweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappTischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • Startbogen
  • Zielbogen
  • WegweiserAnz. 25
  • KegelAnz. 40
  • VerkehrsbarrierenAnz. 12
  • StartnummernAnz. 250
  • SicherheitsnadelnAnz. 500
  • MedaillenAnz. 220
  • StoppuhrenAnz. 4
  • Maßband
  • DeckenAnz. 10
  • WarnwestenAnz. 20
  • RegenschirmeAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • KühlkompressenAnz. 12

Ausstattung

  • Mobiles Soundsystem
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • MegafoneAnz. 3
  • Laptop
  • Drucker
  • BargeldkasseAnz. 2
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • WasserkannenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ServiettenhalterAnz. 10

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • WimpelkettenAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 10
  • SponsorenschilderAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandrollenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 200

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • SpülbeckenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke und Startgruppen spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Lauf fest. Prüfe dabei Kreuzungen, Engstellen und alle Stellen, an denen Verkehrsposten oder Verkehrsbarrieren gebraucht werden.
  • Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig mit den zuständigen Stellen. Plane dafür mindestens 6 Wochen Vorlauf ein, weil sich Änderungen an Strecke und Verkehrsführung direkt auf die Anmeldung auswirken können.
  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Strecke, Startzeiten und der gute Zweck feststehen. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vortag aus.
  • Plane pro Streckenabschnitt eine verantwortliche Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve bei den Freiwilligen ein. Ein kurzes Briefing mit Treffpunkt, Warnwesten, Funk- oder Telefonkontakt und Notfallablauf verhindert Rückfragen am Lauftag.
  • Bereite das Routenpaket am Vortag vollständig vor: sortierte Startnummern, Sicherheitsnadeln, Wegweiser, Kegel, Erste-Hilfe-Koffer und Kühlkompressen. Getränke solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Start kühlen und Technik samt Verlängerungskabeln vorher testen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Benefizlauf anmelden?
Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. So bleiben mindestens 4 Wochen, um Anmeldungen zu bearbeiten, Startgruppen einzuteilen und die Teilnehmerliste zu aktualisieren.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizlauf?
Plane pro kritischem Streckenpunkt mindestens 1 Verkehrsposten und pro Start- oder Zielbereich 2 bis 3 Helfer ein. Rechne zusätzlich mit 10 bis 15 Prozent Reserve, damit Ausfälle nicht den Ablauf gefährden.
Was braucht man am Tag vor einem Benefizlauf?
Sortiere am Vortag die Startnummern, stelle das Routenpaket zusammen, drucke die Teilnehmerliste und bringe Wegweiser sowie Material an die richtigen Einsatzorte. Getränke sollten dann bereits gekühlt werden; der Aufbau von Startbogen, Zielbogen und Zelten folgt nach dem vereinbarten Zeitplan.
Wie viel Getränke braucht man für einen Benefizlauf?
Plane als Ausgangswert etwa 0,5 Liter pro Teilnehmer für die Strecke und den Zielbereich ein, bei Hitze mehr. Kaufe zusätzlich eine Reserve von 10 bis 20 Prozent und lege fest, wer Nachschub zu den Versorgungsstellen bringt.

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