Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus que l’inscription des participants et un parcours. Il faut verrouiller la date, les autorisations, le budget et l’association bénéficiaire avant de lancer la communication. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer les bénévoles, les dossards, la signalisation et le ravitaillement. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les batteries et l’impression de la liste des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Tracer le parcours de course
3 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir l’association caritative
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Créer le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Concevoir les dossards
2 personnes
Faire imprimer les panneaux de direction
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Composer le kit d’itinéraire
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer l'enregistrement d'arrivée
2 personnes
Préparer le matériel médical
2 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Distribuer les dossards
5 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Encadrer le coup de départ
3 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Distribuer de l'eau
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Sécuriser les dons en espèces
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le catering du soir
4 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
3 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Remettre en place les barrières de circulation
4 personnes
Démonter les tentes et l’arche
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Vérifier le montant du don
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Panneaux de directionqté 25
Cônesqté 40
Barrières de circulationqté 12
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Médaillesqté 220
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Couverturesqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Parapluiesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 3
Ordinateur portable
Imprimante
Caisse d'espècesqté 2
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Porte-serviettesqté 10

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 10
Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : prévoyez plusieurs semaines pour les déclarations, les éventuelles restrictions de circulation et la validation des postes de sécurité.
Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer les numéros de départ, trier les dossards et répartir les groupes de départ. Gardez une petite marge pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Ne placez pas les bénévoles uniquement au départ et à l’arrivée. Répartissez-les aussi aux intersections, aux ravitaillements et aux points où un panneau de direction pourrait être déplacé.
Préparez un kit par poste : plan du parcours, consignes, moyen de communication, gilet réfléchissant et matériel nécessaire. Faites le briefing des bénévoles au moins 24 heures avant la course.
Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le matériel technique le jour précédent : sonorisation, micro, rallonges, multiprises, imprimante et batteries externes sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course caritative ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement si vous devez imprimer les dossards et la liste des participants. Gardez ensuite uniquement une procédure prévue pour les changements urgents.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Comptez au minimum 1 bénévole par point de circulation, puis ajoutez 2 à 4 personnes pour le départ, l’arrivée, le ravitaillement et l’accueil. Le nombre exact dépend de la longueur du parcours et du nombre d’intersections.
Que faut-il préparer la veille d’une course caritative ?: Préparez les dossards, les panneaux, le kit d’itinéraire, les listes imprimées et les postes des bénévoles. Refroidissez les boissons et testez la sonorisation, les chronomètres, les lampes et les batteries au plus tard la veille au soir.

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