Checklist voor een goed georganiseerd benefietdiner

Een benefietdiner vraagt om meer dan een menu en gedekte tafels. Je moet tegelijk gasten registreren, dieetwensen verzamelen, donaties regelen en zorgen dat eten, servies en techniek op tijd klaarstaan. Begin met datum, locatie, begroting en donatiedoel en werk daarna naar uitnodigingen, leveranciers en het programma toe. In de laatste week draait alles om het definitieve aantal gasten, allergenen, tafelschikking en controle van materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Begroting en donatiedoel vaststellen
2 personen
Leveranciers voor eten benaderen
Sponsoren en donaties benaderen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafelschikking maken
2 personen
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Programma voor de avond maken
2 personen
Sprekers en artiesten bevestigen
Betaalwijze voor donaties regelen
Donatiekaarten en tafelnummers maken
Menukaarten en programmakaarten printen
Definitief aantal gasten controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en voorraad controleren
2 personen
Verse ingrediënten ophalen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Tafelnummers en menukaarten sorteren
Locatie openen en controleren
2 personen
Kook- en werkstations inrichten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels dekken
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
Gerechten voorbereiden
4 personen
Allergene maaltijden apart zetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Donatiebox en betaalpunt klaarzetten
2 personen
Programma en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorgerecht afruimen
4 personen
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
Donatiedoel toelichten
Hoofdgerecht afruimen
4 personen
Spreker introduceren
Spreekprogramma begeleiden
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Laatste donaties verwerken
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Contant geld veilig afsluiten
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
3 personen
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
Bedankberichten versturen
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 2
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 75
Dinerbesteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Ovenwantenaantal 4
Keukenweegschaal

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Menukaartenaantal 70
Programmafoldersaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Lichtslingersaantal 4
LED-kaarsenaantal 24
Informatiebordaantal 2

Catering

Donatiebox
Pinapparaat
Kassa
Koelrekkenaantal 3
Karaffenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Wijnopenersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Afwashandschoenenaantal 4
Theedoekenaantal 12
Keukenpapierhoudersaantal 2

Tips

Leg het donatiedoel en de begroting vast voordat je leveranciers benadert. Zo weet je welk bedrag per gast naar eten en organisatie mag gaan en welk bedrag je minimaal wilt ophalen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en leg menu en allergenen daarna definitief vast. Geef de cateraar of keuken het definitieve aantal gasten niet pas op de dag zelf door.
Reserveer materialen vroeg en tel ze per gast na: dinerbord, dessertbord, bestek, waterglas en wijnglas. Plan extra servies voor minstens 10 procent van het aantal gasten bij breuk of onverwachte aanmeldingen.
Test de betaalwijze voor donaties minimaal 3 dagen vooraf. Controleer ook de draadloze microfoon, draagbare speaker, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar sprekers en artiesten optreden.
Maak op de dag zelf een openingsronde van 60 tot 90 minuten. Controleer tafels, stoelen, buffettafels, warmhoudbakken, koelboxen, menukaarten, tafelnummers en de voorraad voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietdiner organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en donatiedoel. Reserveer eten, materialen en eventuele sprekers uiterlijk 4 weken voor het diner.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een benefietdiner versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van 2 tot 3 weken voor het diner. Dan houd je tijd over voor dieetwensen, tafelschikking en het definitieve aantal gasten.
Hoeveel extra servies heb ik nodig voor een benefietdiner?: Reken op ongeveer 10 procent extra dinerborden, dessertborden, glazen en besteksets boven op het aantal gasten. Voor 50 gasten leg je dus circa 55 stuks per soort klaar.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Controleer het definitieve aantal gasten 5 tot 7 dagen vooraf en geef het daarna door aan de leverancier of keuken. Werk dieetwensen en allergenen op datzelfde moment bij, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat tijdens het diner.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.