Checklist pour organiser un dîner de bienfaisance

Un dîner de bienfaisance demande de coordonner les invités, le repas et la collecte de dons sans laisser les détails financiers au dernier moment. Cette checklist suit l’ordre logique : fixer la date, construire le budget, gérer les inscriptions, préparer le menu et installer la salle. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les moyens de paiement et le matériel de service. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers éléments avant l’arrivée des convives.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le budget et l’objectif de dons
2 personnes
Contacter les fournisseurs de nourriture
Contacter les sponsors et les dons
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Fixer le menu et les allergènes
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Établir le programme de la soirée
2 personnes
Confirmer les intervenants et les artistes
Organiser le mode de paiement pour les dons
Préparer les cartes de don et les numéros de table
Imprimer les menus et les cartes du programme
Vérifier le nombre définitif de participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les boissons et les stocks
2 personnes
Récupérer les ingrédients frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Trier les numéros de table et les menus
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Mettre en place les postes de cuisson et de travail
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les lumières et les bougies
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les plats
4 personnes
Mettre les repas allergènes à part
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer la boîte de dons et le point de paiement
2 personnes
Tester le programme et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir l’entrée
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser l’entrée
4 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Expliquer l’objectif de don
Débarrasser le plat principal
4 personnes
Présenter l’intervenant
Assurer l’animation du programme
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Traiter les derniers dons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Sécuriser la caisse en liquide
2 personnes
Ranger les restes au frais
3 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Transférer le montant du don
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 75
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 75
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Casserolesqté 6
Poêlesqté 3
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 4
Balance de cuisine

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 8
Cartes de menuqté 70
Brochures du programmeqté 70
Badges nominatifsqté 70
Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 24
Panneau d’informationqté 2

Catering

Boîte de dons
Terminal de paiement
Caisse
Râteliers de refroidissementqté 3
Carafesqté 10
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de lavageqté 4
Torchonsqté 12
Distributeurs d'essuie-toutqté 2

Conseils

Fixe l’objectif de dons en même temps que le budget : prévois un suivi séparé des dépenses, des promesses et des paiements effectivement reçus.
Demande les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis arrête le nombre définitif de participants au moins 7 jours avant le dîner pour ajuster le menu et les quantités.
Prépare le plan de table, les numéros de table, les menus et les cartes de don avant le jour J : compte une vérification complète des impressions la veille.
Pour la collecte, teste le mode de paiement au moins 48 heures à l’avance et prévois une solution de secours si le réseau ou le terminal ne fonctionne pas.
Ouvre la salle au moins 3 heures avant l’arrivée des invités afin de contrôler les tables, les chaises, la vaisselle, les boissons, le micro et les rallonges avant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner de bienfaisance ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, contacter les fournisseurs, obtenir les dons et envoyer les invitations. Commence 10 à 12 semaines avant si le nombre d’invités est élevé ou si plusieurs intervenants sont prévus.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date et fixe une réponse limite environ 14 jours avant le dîner. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies, d’établir le plan de table et de confirmer les quantités.
Quelle quantité de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 verres par personne, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau à chaque table et vérifie les stocks au plus tard la veille.
Quand confirmer le nombre définitif de participants ?: Confirme-le 7 jours avant le dîner avec la liste des inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifie une dernière fois les absences et les changements le matin même avant de finaliser les tables et le service.

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