Checklist voor een geslaagde benefietbarbecue

Een benefietbarbecue vraagt om meer voorbereiding dan alleen vlees inkopen. Je moet tegelijk bezoekersaantallen, dieetwensen, vrijwilligers, donaties en de praktische opbouw regelen. Begin met locatie, vergunningen en reserveringen en werk daarna toe naar boodschappen, voorbereiding en briefing. Met deze checklist houd je overzicht over 52 taken en 39 spullen, zodat de barbecue op de dag zelf soepel verloopt en doneren eenvoudig blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Barbecue en tenten reserveren
Geluidsinstallatie reserveren
Leveranciers bevestigen
Betaalwijze voorbereiden
Donatieboxen klaarmaken
2 personen
Vrijwilligersbriefing maken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten snijden
3 personen
Sauzen en salades voorbereiden
3 personen
Vlees en vegetarisch marineren
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Routeborden voorbereiden
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Barbecue opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Eten en dranken klaarzetten
4 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Vrijwilligers instrueren

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Eten grillen
3 personen
Eten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste donaties verwerken
2 personen

Nazorg

Barbecue veilig doven
2 personen
Eten gekoeld opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksdemessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 10

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Koelboxenaantal 5
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Donatieboxenaantal 3
Routebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen uiterlijk één week vooraf en noteer per persoon dieetwensen. Zo kun je vlees, vegetarische opties, salades en sauzen gericht voorbereiden in plaats van op de dag zelf te moeten bijbestellen.
Plan minimaal twee vrijwilligers voor de ontvangst en donatieboxen en wijs daarnaast aparte mensen aan voor barbecue, buffet en opruimen. Geef iedereen vóór de start een korte briefing met taken en wisselmomenten.
Controleer vergunningen en reserveer barbecue, tenten en geluidsinstallatie minstens vier weken vooraf. Controleer ook of er voldoende verlengkabels, stekkerdozen en een veilige plek voor kabels zijn.
Koel dranken enkele uren vóór opening en bereid groenten, salades en marinades zo veel mogelijk de dag ervoor. Bewaar vlees en vegetarische producten gescheiden en gebruik aparte snijplanken en serveertangen.
Maak op de dag zelf een opbouwvolgorde: eerst tenten, tafels en stoelen, daarna barbecue en buffet, vervolgens verlichting, routeborden en betaal- en donatiepunten. Plan hiervoor minimaal 2 uur vóór ontvangst van de eerste gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietbarbecue organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, vergunningen, reserveringen en uitnodigingen. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en de vrijwilligersbriefing.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietbarbecue?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 gasten, plus één coördinator. Bij 50 gasten zijn dat dus ongeveer 4 tot 6 vrijwilligers, verdeeld over ontvangst, barbecue, buffet, donaties en opruimen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een benefietbarbecue?: Reserveer minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, barbecue, buffet, verlichting en routeborden. Tel extra tijd op als materiaal moet worden geleverd of opgebouwd door een kleine ploeg.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een barbecue verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die aantallen daarna voor vegetarische producten, marinades, salades en aparte serveermaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.