Checklist pour organiser un barbecue caritatif

Un barbecue caritatif demande plus qu’un menu et un barbecue. Il faut coordonner les inscriptions, les bénévoles, les autorisations, le matériel de cuisson et la collecte des dons, souvent sur un même calendrier. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation le jour J. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, paiement, éclairage, signalétique et maintien des plats au chaud.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu
Réserver le barbecue et les tentes
Réserver la sono
Confirmer les fournisseurs
Préparer le mode de paiement
Préparer les boîtes de dons
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Couper les légumes
3 personnes
Préparer les sauces et les salades
3 personnes
Faire mariner la viande et les plats végétariens
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le barbecue
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Préparer la nourriture et les boissons
4 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Briefer les bénévoles

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Griller les aliments
3 personnes
Servir les repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir la musique
Traiter les derniers dons
2 personnes

Suivi

Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Transférer le montant du don
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 50
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Plateaux en aluminiumqté 10

Équipement

Barbecuesqté 3
Glacièresqté 5
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Boîtes à donsqté 3
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement et demandez dès le départ les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires. Vous saurez ainsi combien prévoir de portions classiques et végétariennes.
Répartissez les bénévoles par créneaux et missions avant la dernière semaine : accueil, cuisson, buffet, dons, nettoyage et rangement. Préparez un briefing écrit d’une page pour que chacun sache où se présenter et à quelle heure.
Réservez le lieu, les tentes, les barbecues et la sonorisation avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires, car une demande tardive peut bloquer l’événement même si tout le matériel est disponible.
Prévoyez le refroidissement des boissons plusieurs heures avant l’arrivée du public et gardez les plats chauds dans des bacs adaptés. Les salades, sauces, légumes coupés et marinades peuvent être préparés la veille selon les règles d’hygiène applicables.
Faites une vérification météo 48 heures avant, puis confirmez le plan d’installation le matin même. Testez les rallonges, multiprises, éclairages et microphone avant l’ouverture, plutôt que pendant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un barbecue caritatif ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant. Réservez le lieu, les tentes, les barbecues et la sonorisation dès le début, puis ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant la date prévue.
Combien de bénévoles faut-il pour un barbecue caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, puis répartissez-les entre accueil, cuisson, buffet, collecte des dons et rangement. Ajoutez 2 personnes dédiées à l’installation si les tentes et les tables doivent être montées le jour même.
Quand préparer la nourriture pour un barbecue caritatif ?: Préparez les sauces, salades, légumes et marinades la veille lorsque c’est compatible avec la conservation. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant et gardez la cuisson finale pour le jour J afin de servir la viande et les plats végétariens chauds.
Que faut-il prévoir pour collecter les dons pendant le barbecue ?: Installez les boîtes de dons à un endroit visible dès l’ouverture et préparez le mode de paiement avant le jour J. Désignez au moins 2 bénévoles pour expliquer la collecte et surveiller les dons pendant toute la durée de l’événement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.