Beiaardconcert organiseren: checklist en planning

Een beiaardconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en een programma. Je regelt tegelijk de toegang tot de toren, publieksontvangst, techniek, zitplaatsen en catering rondom het concert. Begin met de locatie, beiaardier en vergunningen en werk daarna toe naar publiciteit en vrijwilligers. In de laatste week controleer je aantallen, weersverwachting en apparatuur; op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw en een geteste geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en torentoegang bevestigen
Concertdatum met beiaardier bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Entreebeleid en donatiebox bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concertpubliciteit publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Stoelen en tenten reserveren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Programma's en bewegwijzering printen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Locatie en omgeving inspecteren
2 personen
Tenten en parasols opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon en geluid testen
2 personen
Verlichting en stroom controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt en buffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Beiaardier ontvangen
Publiek verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Entree en donaties afhandelen
2 personen
Concert aankondigen
Publieksbegeleiding verzorgen
2 personen
Koffie en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels bijhouden
2 personen
Pauze aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten en parasols afbreken
4 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Programma's en borden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Partytentenaantal 2
Parasolsaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Compacte geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Programmafoldersaantal 120

Catering

Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Bevestig de concertdatum pas nadat zowel de locatie als de beiaardier akkoord zijn. Leg ook vast hoe bezoekers de toren of concertlocatie bereiken en welke toegang tijdens het concert open moet blijven.
Controleer vergunningen en meldingen minimaal 6 weken vooraf. Kijk daarbij niet alleen naar het concert, maar ook naar tenten, parasols, geluidsversterking, buitenverlichting en publieksstromen.
Plan de techniek vóór de opbouw van stoelen en tafels. Sluit de compacte geluidsset, draadloze microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen aan en test het geluid minstens 60 minuten voor aanvang.
Maak de entreebalie herkenbaar met programmafolders, programmaborden en pijlborden. Zet de donatiebox, aanmeldingen en eventuele bezoekersinformatie op één plek, zodat vrijwilligers niet tussendoor hoeven te zoeken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie tenten, parasols en verlichting opbouwt. Zet dranken op tijd koud en houd voor koffie zowel koffiezetapparaten als waterkokers en thermoskannen gereed.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beiaardconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de locatie, torentoegang, beiaardier en vergunningen; reserveer daarna stoelen, tenten en techniek.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een beiaardconcert?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de eerste planning en opnieuw 48 uur voor het concert. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over tenten, parasols, verlichting en de opstelling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een beiaardconcert?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de entreebalie, 1 voor publieksbegeleiding en 2 voor op- en afbouw. Bij een grotere buitenopstelling is een extra vrijwilliger voor catering en techniek praktisch.
Wanneer test ik de geluidsinstallatie bij een beiaardconcert?: Test de geluidsinstallatie minstens 60 minuten voor aanvang, inclusief microfoons, stroom en kabels. Controleer daarna nog één keer het volume zodra de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.