Checklist pour organiser un concert de carillon

Un concert de carillon demande plus qu’un programme musical : il faut coordonner l’accès à la tour, l’accueil du public et l’installation sur place. Cette checklist suit l’ordre utile, de la confirmation avec le carillonneur jusqu’au rangement. Elle vous aide aussi à anticiper les points souvent oubliés, comme les autorisations, l’alimentation électrique, les besoins alimentaires et un plan B en cas de pluie. Prévoyez les dernières vérifications sur place le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et l’accès à la tour
Confirmer la date du concert avec le carillonneur
Vérifier les autorisations et les déclarations
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Définir la politique d’entrée et la boîte à dons
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion du concert
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver les chaises et les tentes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer les programmes et la signalétique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Inspecter le lieu et les environs
2 personnes
Monter les tentes et les parasols
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le micro et le son
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le coin café et le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir le carillonneur
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer l’entrée et les dons
2 personnes
Annoncer le concert
Assurer l'encadrement du public
2 personnes
Servir le café et les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
Annoncer la pause
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et les parasols
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Retirer les programmes et les panneaux
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 8
Tentes de réceptionqté 2
Parasolsqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation compact
Microphones sans filqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Brochures du programmeqté 120

Catering

Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 6
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12

Conseils

Confirmez l’accès à la tour et les horaires avec le carillonneur plusieurs semaines à l’avance. Précisez qui ouvre, comment le public circule et si certaines zones restent interdites.
Fixez la politique d’entrée et la boîte à dons avant d’envoyer les invitations. Indiquez clairement si l’accès est gratuit, sur inscription ou limité par le nombre de places.
Dimensionnez les chaises, les tentes et le catering à partir des inscriptions, puis ajoutez une marge d’environ 10 %. Gardez quelques places accessibles et prévoyez une solution pour les personnes qui ne peuvent pas monter dans la tour.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée du public. Faites le test avec les mêmes branchements et à l’endroit prévu, au moins 60 minutes avant le début.
Consultez la météo la veille et le matin même. Les tentes, parasols, boissons au frais et signalétique doivent pouvoir être installés sans bloquer les accès ni les issues.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de carillon ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le carillonneur et le lieu, de vérifier les autorisations, d’ouvrir les inscriptions et de réserver le mobilier.
Quand faut-il vérifier les autorisations pour un concert de carillon ?: Vérifiez-les dès que la date et le lieu sont envisagés, au moins 6 semaines avant le concert. Certaines déclarations ou autorisations peuvent dépendre de l’accès à la tour, de l’accueil du public et de l’installation de tentes ou de sonorisation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert de carillon ?: Pour un petit concert, prévoyez au minimum 4 bénévoles : deux à l’accueil, un pour l’installation et un référent technique. Ajoutez une personne si vous gérez les inscriptions, la restauration et la circulation vers la tour séparément.
Quand installer les chaises, les tentes et la sonorisation ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Gardez la dernière heure pour tester le micro et le son, vérifier l’éclairage et l’alimentation, mettre les boissons au frais et corriger la signalétique.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.