Zo organiseer je een bedrijvenloop zonder losse eindjes

Begin niet met de uitnodiging, maar met het parcours en de start- en finishlocatie. Pas daarna kun je verkeersmaatregelen, posten, vrijwilligers en het inschrijfformulier goed bepalen. Werk vervolgens toe naar een deelnemerslijst, een duidelijke medewerkersbriefing en een draaiboek voor de opbouw. Op de dag zelf draait het om een gecontroleerde route, een snelle inschrijving en een verzorgde finish met drinken, hapjes, shirts en medailles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcours en verkeersplan vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Benodigde verkeersmaatregelen regelen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
9
Medewerkersbriefing versturen
10
Route op locatie controleren
2 personen
11
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
12
Medewerkershesjes en startnummers sorteren
2 personen
13
Medailles en shirts klaarleggen
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Gehuurde materialen ophalen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Routebordjes en afzetting klaarzetten
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Drank- en eetpunten inrichten
3 personen
23
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
24
Parcours met vrijwilligers uitzetten
6 personen

Event

25
Vrijwilligers en posten briefen
2 personen
26
Deelnemers registreren
4 personen
27
Startnummers en shirts uitdelen
3 personen
28
Deelnemers naar de start begeleiden
3 personen
29
Startschot en tijdregistratie verzorgen
3 personen
30
Parcoursposten bemannen
8 personen
31
Waterpost bemannen
3 personen
32
Finishende deelnemers opvangen
4 personen
33
Medailles uitdelen
2 personen
34
Uitslagen controleren
2 personen
35
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
36
Hapjes en buffet serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Koffie en thee verzorgen
2 personen
39
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

40
Parcoursmateriaal verwijderen
5 personen
41
Tenten, tafels en stoelen afbreken
4 personen
42
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Uitslagen en bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Routebordjesaantal 25
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 12
Startnummersaantal 130
Veiligheidshesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Medaillesaantal 120
Sportshirtsaantal 120

Apparatuur

Megafoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Picknickkleedjesaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4

Tips

Leg het parcours eerst definitief vast en controleer het daarna nogmaals op locatie. Noteer per post hoeveel vrijwilligers nodig zijn en waar routebordjes, verkeerskegels of afzethekken komen.
Open de inschrijving pas wanneer start- en finishtijden, deelnemerslimiet en dieetvragen duidelijk zijn. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de lijst uiterlijk enkele dagen voor de loop, zodat startnummers en catering aantallen kloppen.
Stuur de medewerkersbriefing minimaal 3 dagen vooraf. Zet per vrijwilliger de post, meldtijd, route ernaartoe en het telefoonnummer van de organisatie; plan ook een korte briefing vlak voor de start.
Maak de opbouwvolgorde tijdgebonden: eerst route en verkeersmaatregelen, daarna partytenten, tafels en inschrijftafel, en pas daarna drank- en eetpunten. Zet gekoelde dranken, koffie en bekers niet te vroeg buiten de koeling.
Leg startnummers, deelnemerslijst, medailles en shirts per groep klaar voordat de eerste deelnemer arriveert. Houd EHBO-materiaal, veiligheidshesjes, een megafoon en opgeladen stopwatches op één vaste plek bij start en finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijvenloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het parcours, de locatie en verkeersmaatregelen. Open daarna de inschrijving en reserveer vrijwilligers, materialen en catering voordat de laatste weken vol lopen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bedrijvenloop?: Reken per routepost op minimaal 1 vrijwilliger en voeg bij drukke kruisingen een tweede persoon toe. Plan daarnaast mensen voor inschrijving, start en finish, catering, EHBO-ondersteuning en een mobiele coördinator.
Wanneer moet je de route van een bedrijvenloop controleren?: Controleer de route eerst tijdens de voorbereiding en nogmaals uiterlijk 1 week voor het evenement. Loop of fiets het parcours op de dag zelf opnieuw na voordat je bordjes en afzetting definitief plaatst.
Hoeveel drinken en eten heb je nodig voor een bedrijvenloop?: Houd voor het eerste uur rekening met ongeveer 2 tot 3 drankjes per deelnemer, verdeeld over water, koffie en frisdrank. Tel hapjes op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en neem een kleine marge mee voor vrijwilligers en late wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.