Cómo organizar una carrera de empresas sin perder el control

Una carrera de empresas empieza mucho antes de colocar el arco de salida. Primero debes cerrar el recorrido, la salida y la meta; después gestionar el tráfico, abrir las inscripciones y asignar responsables a cada puesto. La última semana se centra en dorsales, camisetas, medallas, bebidas y material alquilado. El día anterior conviene comprobar la ruta a pie y dejar clasificados los chalecos, la señalización y las listas para que el montaje avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el recorrido y el plan de tráfico
2 personas
2
Reservar la salida y la meta
3
Gestionar las medidas de tráfico necesarias
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
9
Enviar briefing al personal
10
Comprobar la ruta en el lugar
2 personas
11
Crear los dorsales y la lista de participantes
2 personas
12
Clasificar los chalecos del personal y los dorsales
2 personas
13
Preparar medallas y camisetas
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Recoger el material alquilado
2 personas
16
Preparar aperitivos
4 personas
17
Enfriar las bebidas
2 personas
18
Colocar señalización de ruta y vallado
3 personas
19
Montar las carpas
4 personas
20
Colocar mesas y sillas
4 personas
21
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
22
Montar los puntos de bebida y comida
3 personas
23
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
24
Trazar el recorrido con voluntarios
6 personas

Evento

25
Informar a voluntarios y puestos
2 personas
26
Registrar a los participantes
4 personas
27
Repartir dorsales y camisetas
3 personas
28
Guiar a los participantes hasta la salida
3 personas
29
Gestionar la salida y el cronometraje
3 personas
30
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
31
Cubrir el puesto de agua
3 personas
32
Recibir a los participantes al llegar a meta
4 personas
33
Repartir las medallas
2 personas
34
Comprobar los resultados
2 personas
35
Coordinar la entrega de premios
3 personas
36
Servir los aperitivos y el bufé
4 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Encargarse del café y el té
2 personas
39
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

40
Retirar el material del recorrido
5 personas
41
Desmontar las tiendas, mesas y sillas
4 personas
42
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
43
Limpiar el lugar
4 personas
44
Retirar los residuos
2 personas
45
Devolver los materiales
2 personas
46
Enviar resultados y mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4

Material deportivo

Arco de salida y meta
Carteles de rutacant. 25
Conos de tráficocant. 40
Vallas de separacióncant. 12
Dorsalescant. 130
Chalecos reflectantescant. 20
Cronómetroscant. 4
Medallascant. 120
Camisetas deportivascant. 120

Equipo

Megáfono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Máquinas de cafécant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Jarras de aguacant. 8
Papeleracant. 8
Mantas de picniccant. 12
Compras

Limpieza

Juego de fregonacant. 2
Sets de escobacant. 3
Cuboscant. 4

Consejos

Cierra el recorrido y el plan de tráfico antes de abrir las inscripciones. La ruta debe comprobarse físicamente y la señalización, los conos y las vallas deben estar disponibles como mínimo el día anterior.
Abre el formulario cuando ya puedas explicar distancia, horarios y punto de salida. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para preparar dorsales, lista de participantes y preferencias dietéticas.
Asigna voluntarios por puesto y envíales un briefing al menos 48 horas antes. Indica a cada persona su hora de llegada, ubicación, función y a quién debe avisar si falta material.
Calcula las bebidas por momentos, no solo por asistentes: prepara agua para la salida, puntos de bebida y llegada, y enfría las bebidas con varias horas de margen. Las neveras portátiles y los termos deben quedar asignados a un punto concreto.
Haz el montaje en este orden: señalización y vallado, carpas, mesas y sillas, inscripción, avituallamiento y seguridad. Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes para montar y recorrer la ruta con los voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de empresas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. El recorrido, la salida, la meta y las medidas de tráfico deben estar encaminados antes de abrir las inscripciones; deja la última semana para confirmar participantes, voluntarios y material.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una carrera?: Ciérralas entre 3 y 5 días antes de la carrera. Ese margen permite preparar dorsales, la lista definitiva, camisetas, medallas y las necesidades dietéticas sin trabajar con cifras provisionales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de empresas?: Depende de la longitud y los cruces, pero asigna al menos 1 voluntario por puesto de bebida, inscripción y llegada, además de personal para cada punto de tráfico. Confirma la plantilla 48 horas antes y prepara sustitutos para cubrir ausencias.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la carrera el mismo día?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada de los corredores. La primera parte se dedica al recorrido y al vallado; después se montan carpas, mesas, inscripción, comida, bebida y el material de primeros auxilios.

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