Bedrijfswandeling organiseren: complete checklist

Een bedrijfswandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen. Je regelt een start- en eindlocatie, deelt route- en parkeerinformatie en houdt rekening met dieetwensen, noodcontacten en het weer. Plan ook de praktische uitvoering: groepen indelen, routekaarten printen, walkietalkies opladen en lunch gekoeld meenemen. Met deze checklist werk je van programma en aanmeldingen naar een goed voorbereide wandeldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Wandelroute selecteren
2 personen
Route vooraf controleren
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Weersverwachting controleren
Alternatief programma bevestigen
2 personen
Routebeschrijving delen
Parkeerinformatie delen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Naambadges voorbereiden
Deelnemers indelen in groepen
2 personen
EHBO-tas controleren
Walkietalkies opladen
Dranken koelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Lunch en snacks verpakken
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Muziek en verlichting testen

Event

Registratie bemannen
2 personen
Deelnemers begroeten
2 personen
Naambadges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstuitleg geven
Veiligheidsinstructies geven
Groepen naar startpunt begeleiden
3 personen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Deelnemers en route tellen
2 personen
Foto's maken
Terugkomst registreren
2 personen
Dranken en fruit serveren
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's delen met deelnemers
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Partytentaantal 2
Kledingrek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Walkietalkiesaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Veiligheid

EHBO-tas
Veiligheidshesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4

Wandelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Kompasaantal 3
Routepijlenaantal 25
Pionnenaantal 12
Rugzakkenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Pijlbordenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal één week vooraf lopend. Let op modder, afgesloten paden, rustpunten en bereikbaarheid van de start- en eindlocatie.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 5 werkdagen voor de wandeling. Verzamel dan ook dieetwensen, noodcontacten en de groepsindeling, zodat lunch en begeleiding kloppen.
Maak per groep één routekaart en wijs een begeleider aan. Neem daarnaast opgeladen walkietalkies mee wanneer groepen uit elkaar kunnen raken of het bereik onzeker is.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig het alternatieve programma. Zet bij regen of felle zon ook de partytent, veiligheidshesjes en extra drinkwater klaar.
Verpak lunch en snacks per groep in koelboxen en koel de dranken vóór vertrek. Leg routepijlen, pionnen en pijlborden op volgorde klaar, zodat de bewegwijzering snel kan worden geplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfswandeling organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, route en start- en eindlocatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en rond de deelnemerslijst 5 werkdagen voor vertrek af.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een bedrijfswandeling?: Reken bij een wandeling van ongeveer 3 uur op minimaal 1,5 liter drinken per persoon, plus extra voor warm weer. Koel de dranken vooraf en verdeel ze over meerdere koelboxen als groepen zelfstandig lopen.
Wanneer controleer ik de route van een bedrijfswandeling?: Loop of fiets de route minimaal 7 dagen vooraf na en controleer de actuele doorgang. Doe 24 tot 48 uur voor vertrek nog een korte controle op wegafsluitingen en pas de routebeschrijving zo nodig aan.
Wat regel ik bij slecht weer voor een bedrijfswandeling?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over het alternatieve programma en communiceer dat direct met de deelnemers. Controleer op de dag zelf opnieuw de weersverwachting en zorg voor een beschutte plek bij start of eindlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.