Bedrijfsrally organiseren: checklist en planning

Een bedrijfsrally vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar opdrachten. Je legt eerst de route, locaties, regels en puntentelling vast en test daarna het programma zelf. Vervolgens regel je teams, vrijwilligers, catering en materialen, zoals routekaarten, teamzakken, megafonen en spelmateriaal. Plan de laatste controles ruim voor de start: deelnemersaantallen, dieetwensen, weersverwachting en de levering van eten en materialen bepalen of de dag soepel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie bepalen
2 personen
Rallyroute uitwerken
2 personen
Opdrachten en vragen maken
3 personen
Route vooraf testen
2 personen
Benodigde toestemmingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Rallyregels uitschrijven
Puntenverdeling vastleggen
2 personen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Catering en maaltijd bestellen
2 personen
Materialen en spellen inkopen
2 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Opdrachtkaarten afdrukken
2 personen
Teamzakken samenstellen
3 personen
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
Prijzen en certificaten regelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst finaliseren
Cateringbestelling bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Startterrein schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Routeposten uitzetten
4 personen
Opdrachtmaterialen klaarleggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Briefing voor begeleiders geven
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Rallyregels toelichten
Teams naar startpunten sturen
3 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Scores per team bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussentijdse hapjes serveren
2 personen
Binnenkomende teams ontvangen
3 personen
Scoreformulieren controleren
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Servies en bestek afruimen
3 personen
Winnaars bepalen
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Rallymaterialen verzamelen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Onkosten en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwaantal 6
Blinddoekenaantal 12
Ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Waterbekers voor spellenaantal 30
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 6
Fluitjesaantal 6

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Teamvlaggenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige rallyroute vooraf op het tijdstip waarop je deelnemers verwacht. Controleer onderweg ook bereikbaarheid, veilige oversteekplaatsen en plekken waar een post met tafel of partytent kan staan.
Maak de teamindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Print per team een routekaart, opdrachtkaarten, scoreformulier en een complete teamzak, zodat je bij de registratie niet meer hoeft te sorteren.
Leg regels en puntentelling uiterlijk één week voor de rally vast. Noteer bijvoorbeeld hoe laat teams bij posten moeten zijn, hoe antwoorden worden ingeleverd en wat er gebeurt bij een gelijke eindscore.
Bevestig catering en dieetwensen enkele werkdagen voor de rally op basis van de definitieve deelnemerslijst. Regel naast de maaltijd ook koffie, water, koelboxen, herbruikbare glazen en voldoende afvalbakken.
Maak een aparte laadlijst voor materialen die op locatie nodig zijn. Controleer op de ochtend zelf onder meer pionnen, touw, blinddoeken, ballen, hoepels, stopwatches, meetlinten, verlengsnoeren en powerbanks.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsrally organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en locaties. Plan de routecheck, toestemmingen, uitnodigingen en catering in de weken daarna; de definitieve deelnemerslijst en materiaalcontrole horen in de laatste 5 werkdagen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een bedrijfsrally?: Reserveer meestal 3 tot 5 uur voor ontvangst, uitleg, rally en afsluiting. Tel daarnaast minstens 60 minuten op voor opbouw en registratie, zeker als je partytenten, tafels, posten en catering moet plaatsen.
Wanneer moet je de route van een bedrijfsrally testen?: Test de route uiterlijk 2 weken voor de rally en loop of rijd alle opdrachten volledig na. Doe daarna 3 tot 5 dagen voor de start nog een korte controle op werkzaamheden, bereikbaarheid en weersgevoelige locaties.
Hoeveel materiaal heb je nodig per team bij een bedrijfsrally?: Geef elk team minimaal één routekaart, set opdrachtkaarten, scoreformulier en teamzak. Stem spelmateriaal zoals blinddoeken, ballen en waterbekers af op de opdracht; voor posten heb je daarnaast één stopwatch en voldoende pionnen of markering nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.