Checklist para organizar un rally empresarial sin imprevistos
Un rally empresarial combina una ruta, pruebas, equipos y mucha coordinación en un mismo día. Empieza por fijar la fecha, los puntos de salida y llegada y el recorrido; después valida permisos y prueba cada tramo antes de invitar a los participantes. La semana previa se centra en cerrar inscripciones, formar los equipos, preparar mapas, tarjetas y bolsas, y confirmar el catering. Esta checklist te ayuda a no dejar para el último momento la logística, la puntuación ni el material de cada prueba.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Determinar el lugar de inicio y de fin
2 personas
Diseñar la ruta del rally
2 personas
Preparar tareas y preguntas
3 personas
Probar la ruta previamente
2 personas
Comprobar los permisos necesarios
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Redactar las reglas del rally
Establecer la distribución de puntos
2 personas
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Encargar catering y comida
2 personas
Comprar materiales y juegos
2 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Imprimir tarjetas de tareas
2 personas
Preparar las bolsas del equipo
3 personas
Preparar formularios de puntuación
2 personas
Gestionar premios y certificados
Comprobar el pronóstico del tiempo
Finalizar la lista de participantes
Confirmar el pedido de catering
Hacer la compra
3 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Limpiar la zona de salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Señalizar los puntos de ruta
4 personas
Preparar el material de la actividad
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Dar briefing a los monitores
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar las reglas del rally
Enviar a los equipos a los puntos de salida
3 personas
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
Llevar el recuento de puntos por equipo
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos intermedios
2 personas
Recibir a los equipos que llegan
3 personas
Comprobar las hojas de puntuación
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger la vajilla y los cubiertos
3 personas
Determinar los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Reunir material para la manifestación
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Gestionar gastos y recibos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Megáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 6
Material deportivo
- Conoscant. 30
- Cuerdacant. 6
- Antifacescant. 12
- Pelotascant. 6
- Aroscant. 6
- Vasos de agua para los juegoscant. 30
- Cronómetroscant. 6
- Cintas métricascant. 6
- Silbatoscant. 6
Decoración
- Banderas de salidacant. 2
- Banderas del equipocant. 10
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 4
- Escobas de manocant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Prueba la ruta completa antes de enviar las instrucciones: comprueba los tiempos entre puestos, la señalización y los lugares donde los equipos deben detenerse. Lleva una alternativa preparada para cada tramo que dependa del tiempo o de un acceso concreto.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering. Así puedes ajustar el número de raciones y evitar cambios de última hora en el buffet.
- Prepara una bolsa por equipo con las tarjetas de tareas, el mapa, las reglas y el material asignado. Separa también un juego de repuesto y copias adicionales de los formularios de puntuación.
- Define la puntuación antes de redactar las pruebas: indica cuántos puntos vale cada reto, si existen penalizaciones y quién valida las respuestas. Entrega las reglas impresas para que todos los equipos reciban la misma información.
- Revisa el montaje el día anterior o con suficiente antelación el mismo día: registro, mesas, sillas, carpas, megáfonos, cronómetros, cables y baterías externas. Reserva tiempo para llevar el material al punto de salida y comprobar que funciona.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un rally empresarial?
- Empieza con al menos 6 semanas de antelación para fijar la fecha, diseñar la ruta, preparar las pruebas y comprobar los permisos. Deja los últimos 7 días para cerrar participantes, confirmar el catering y preparar las bolsas de los equipos.
- ¿Cuántas pruebas debe tener un rally empresarial?
- Para una actividad de 2 a 3 horas, planifica aproximadamente entre 6 y 10 pruebas, según la distancia y la dificultad. Prueba el recorrido completo y añade unos 10 minutos de margen por cada hora para cambios, desplazamientos o dudas.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de un rally empresarial?
- Confirma el pedido entre 5 y 7 días antes, cuando la lista de participantes y las preferencias dietéticas estén casi cerradas. El día anterior verifica de nuevo el número de raciones, la hora de entrega y el lugar exacto de recepción.
- ¿Qué material necesita cada equipo en un rally empresarial?
- Cada bolsa debería incluir el mapa de ruta, las tarjetas de tareas, las reglas y el formulario de puntuación, además del material específico de las pruebas. Prepara una bolsa adicional o repuestos y comprueba todo al menos 24 horas antes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!