Firmenrallye organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Teste die Route mindestens einmal vollständig zu Fuß oder mit dem vorgesehenen Verkehrsmittel. Miss dabei Wegezeiten, prüfe die Aufgaben vor Ort und halte eine Ausweichroute für gesperrte Wege fest.
• Plane die Teameinteilung nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und drucke danach Teilnehmerliste, Teamübersicht und Aufgabenkarten.
• Gib jeder Station einen festen Verantwortlichen und eine klare Bewertungsregel. Bereite Bewertungsbögen, Stoppuhren, Messbänder und benötigte Spielmaterialien pro Station in beschrifteten Team- oder Stationsbeuteln vor.
• Bestätige das Catering einige Tage vor der Rallye mit der aktuellen Teilnehmerzahl. Denke neben Mahlzeiten auch an Kühlboxen, Mehrweggeschirr, Gläser, Servierbesteck, Kaffee und Wasser für den Start- und Endbereich.
• Packe das gesamte Material am Vortag und bringe es gesammelt zum Veranstaltungsort. Kontrolliere besonders Megafone, Powerbanks, Verlängerungskabel, Routenpläne, Zertifikate und Preise, weil diese Dinge am Veranstaltungstag schwer kurzfristig zu ersetzen sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Firmenrallye planen?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Route und Start- sowie Endort. Genehmigungen, Catering und Helfer lassen sich dann rechtzeitig klären.

Wann muss die Route einer Firmenrallye getestet werden?

Teste die vollständige Route spätestens zwei Wochen vor dem Termin und kontrolliere sie in der letzten Woche noch einmal auf Baustellen oder Sperrungen. Plane für jede Station realistische Zeitfenster ein.

Wie viele Helfer braucht eine Firmenrallye?

Rechne mit mindestens einer verantwortlichen Person pro Station sowie einer zusätzlichen Person für Registrierung und Organisation. Bei sechs Stationen sind damit meist sieben bis acht Helfer sinnvoll.

Wann sollte das Catering für eine Firmenrallye bestellt werden?

Bestelle das Catering etwa zwei bis drei Wochen vorher und bestätige die Menge drei bis fünf Tage vor der Rallye. Berücksichtige dabei alle Anmeldungen und gemeldeten Ernährungswünsche.

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