Checklist pour organiser un rallye d’entreprise

Un rallye d’entreprise demande plus qu’un parcours et quelques énigmes. Il faut tester chaque étape, répartir les équipes, préparer les feuilles de score et prévoir le matériel pour les jeux comme pour le repas. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix de la date jusqu’à l’acheminement des sacs d’équipe sur le site. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents : autorisations, besoins alimentaires, météo et alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Déterminer le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Élaborer le parcours du rallye
2 personnes
Créer les activités et les questions
3 personnes
Tester l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Vérifier les autorisations nécessaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Rédiger les règles du rallye
Fixer la répartition des points
2 personnes
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Réserver le service traiteur et un repas
2 personnes
Acheter le matériel et les jeux
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les cartes de mission
2 personnes
Préparer les sacs d’équipe
3 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Prévoir les prix et les certificats
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
Confirmer la commande traiteur
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Nettoyer la zone de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place les postes du parcours
4 personnes
Préparer le matériel des activités
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Donner le briefing aux accompagnateurs
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Expliquer les règles du rallye
Diriger les équipes vers les points de départ
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Suivre les scores par équipe
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas intermédiaires
2 personnes
Accueillir les équipes à leur arrivée
3 personnes
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Débarrasser la vaisselle et les couverts
3 personnes
Déterminer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du rallye
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Traiter les frais et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphonesqté 2
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cordeqté 6
Masquesqté 12
Ballonsqté 6
Cerceauxqté 6
Gobelets d’eau pour les jeuxqté 30
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 6
Siffletsqté 6

Décoration

Drapeaux de départqté 2
Drapeaux d’équipeqté 10
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire au moins une fois avant l’événement, en vérifiant les temps de trajet, les points de rendez-vous et les endroits où une équipe peut réellement s’arrêter.
Fixez les règles et le barème des points avant d’imprimer les cartes de mission. Précisez notamment les pénalités, le temps accordé et la méthode de départage.
Préparez un sac par équipe avec les cartes, les consignes et les feuilles de score. Ajoutez une marge d’au moins 10 % pour les participants ou documents de remplacement.
Attribuez un bénévole à chaque poste et donnez-lui un horaire, un contact et la liste du matériel à transporter. Les chronomètres, cônes et mégaphones sont souvent oubliés au moment du chargement.
Confirmez le traiteur et les besoins alimentaires quelques jours avant le rallye. Contrôlez aussi les prévisions météo et prévoyez les rallonges, multiprises et batteries nécessaires sur les points équipés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de construire et tester le parcours, demander les autorisations, traiter les inscriptions et réserver le traiteur.
Quand faut-il tester le parcours d’un rallye d’entreprise ?: Faites un premier test au moins 2 semaines avant l’événement, puis une vérification finale 2 à 3 jours avant. Contrôlez les accès, les horaires, les consignes et les éventuels travaux.
Combien de personnes prévoir par équipe pour un rallye ?: Comptez généralement 4 à 6 personnes par équipe afin que chacun participe aux énigmes et aux activités. Ajustez la répartition selon le nombre d’inscrits et les capacités des lieux visités.
Quand confirmer le repas et les besoins alimentaires ?: Recueillez les allergies et régimes dès l’inscription, puis confirmez le nombre final et la commande au traiteur 5 à 7 jours avant. Gardez quelques portions de secours pour les changements de dernière minute.

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