Bedrijfspicknick organiseren: checklist en planning

Een bedrijfspicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen eten en een paar kleden regelen. Leg eerst datum, locatie en reservering vast, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je hoeveelheden bestelt. In de laatste week controleer je het weer, de catering en alle materialen voor zitplaatsen, buffet, koffie en spellen. Op de dag zelf werkt een vaste opbouwvolgorde: locatie inspecteren, tenten en tafels plaatsen, buffet inrichten en gekoelde producten pas daarna uitserveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reservering locatie vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitief aantal gasten bepalen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Picknickmaterialen controleren
2 personen
Spelmateriaal controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groente en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen

Event

Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickkleden uitspreiden
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Spelzones klaarzetten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen en drogen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Picknickkledenaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerbordenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Broodmessenaantal 3
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Welkomstbord

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Kubbspel
Mikadoaantal 2
Touwtrektouw
Picknickspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Blikopenersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging vroeg genoeg om dieetwensen en aanmeldingen te verzamelen. Bepaal het definitieve aantal gasten voordat je cateringhoeveelheden en boodschappen vastlegt; zo voorkom je tekorten én onnodige restanten.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Plan bij een buitenlocatie niet alleen partytenten, maar controleer ook of tafels, stoelen en materialen droog en veilig kunnen blijven staan.
Maak de gekoelde dranken en producten niet als eerste klaar. Zet dranken pas na de opbouw in koelboxen en houd salades, fruit en beleg gekoeld tot het buffet opengaat.
Leg voor het buffet minstens één aparte werkplek klaar met snijplanken, keukenmessen, serveertangen en opscheplepels. Zo hoef je tijdens het uitserveren niet tussen tafels, stoelen en gasten naar keukenspullen te zoeken.
Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten arriveren. Controleer ook of de opstelling genoeg vrije doorgang heeft en leg servies, bestek en bekers bij het buffet in een logische volgorde klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bedrijfspicknick organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zeker als je een locatie reserveert. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de picknick, zodat je catering en boodschappen definitief kunt berekenen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten bepalen?: Bepaal het definitieve aantal gasten ongeveer 10 tot 14 dagen voor het evenement. Verzamel vóór die deadline ook dieetwensen; daarna kun je hoeveelheden, servies, zitplaatsen en eventuele leveringen controleren.
Wanneer controleer ik het weer voor een bedrijfspicknick?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van de picknick. Gebruik die momenten om de opbouw met partytenten, picknickkleden en tafels aan te passen en om te bepalen welke materialen droog moeten blijven.
Hoe lang duurt de opbouw van een bedrijfspicknick?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor het inspecteren van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen, het opbouwen van partytenten en het inrichten van het buffet. Houd extra tijd vrij als leveringen worden verwacht of als koffieapparatuur en verlengkabels nog getest moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.