Checklist para organizar un picnic de empresa sin olvidos
Organizar un picnic de empresa requiere coordinar invitados, comida, equipamiento y montaje al aire libre. Empieza confirmando la fecha, el lugar y la reserva; después gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas. Cuando tengas el número definitivo de asistentes, calcula el catering y revisa materiales como carpas, mesas, mantas, vajilla y neveras portátiles. Esta checklist también incluye la preparación del día anterior y el montaje para que nada llegue tarde ni se quede sin usar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar reserva del lugar
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los invitados
Determinar el número definitivo de invitados
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar los materiales de picnic
2 personas
Comprobar el material de juego
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar verduras y frutas
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Evento
Inspeccionar el lugar
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Extender las mantas de picnic
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar las zonas de juego
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Atender la mesa de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Abrir el bufé de almuerzo
3 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar las actividades del juego
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Montar el buffet de postres
2 personas
Servir el postre
2 personas
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Reunir el material de juego
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Lavar y secar la vajilla
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 55
- Mantas de picniccant. 8
- Mantelescant. 6
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vino reutilizablescant. 60
- Cubiertos reutilizablescant. 60
- Platos de servircant. 12
- Jarracant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
- Cuchillos de pancant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Decoración de mesacant. 8
- Cartel de bienvenida
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 2
- Frisbeescant. 4
- Juego de kubb
- Mikadocant. 2
- Cuerda para tira y afloja
- Juegos de picniccant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobas de manocant. 2
- Abrelatascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de invitados entre 5 y 7 días antes. Hasta entonces, mantén actualizadas las inscripciones y las preferencias dietéticas para no calcular mal las cantidades de comida.
- Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y vuelve a revisarlo la misma mañana. Las carpas, mantas, mesas y sillas deben estar confirmadas antes de que empiece el montaje.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y distribúyelas en neveras portátiles. Deja separadas las bebidas, la vajilla reutilizable y los utensilios de servicio para encontrarlos rápidamente.
- Prepara el día anterior las ensaladas, las verduras y la fruta que puedan conservarse bien. Guarda cada preparación en cajas de almacenamiento y etiqueta lo que deba mantenerse refrigerado.
- Reserva al menos 90 minutos para inspeccionar el lugar y montar mesas, sillas, carpas, mantas y mesas de buffet. Comprueba también los cables alargadores, las regletas, las luces y las linternas antes de recibir a los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic de empresa?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar y la reserva. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?
- Haz una primera estimación al cerrar las inscripciones y confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes del picnic. Usa esa cifra para calcular el catering, la vajilla, las mesas y las sillas.
- ¿Cuándo se prepara la comida para un picnic de empresa?
- Lava las frutas y verduras y prepara las elaboraciones que aguanten bien el día anterior. El pan, los acompañamientos y los alimentos más delicados deben organizarse el mismo día, dejando tiempo para enfriar las bebidas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el picnic?
- Calcula al menos 90 minutos para inspeccionar el lugar, montar las carpas, colocar mesas, sillas y mantas, y preparar el buffet. Añade 30 minutos más si hay muchas entregas o necesitas instalar luces, cafeteras o cables.
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